Številčenje računov po meri

Selite se v novo aplikacijo za fakturiranje sredi leta. Vaši računi tečejo 001-2026, 002-2026, 003-2026 — in naslednji mora biti 004-2026, ne 2026-1. Zaporedje, ki ga vodite od januarja, se ne sme prelomiti samo zato, ker ste zamenjali program.

V Moj Račun obliko številke izberete sami — če računov ne potrjujete davčno pri FURS. Spodaj je razlaga, zakaj je ta pogoj tam, kako obliko nastavite in v kakšnem vrstnem redu opravite prehod, da vam ne uide nobena številka.

Zakaj je oblika prosta samo za nekatere

Za številko računa veljata dva različna zakona, in vsak zahteva nekaj drugega:

• 82. člen ZDDV-1 — navaden račun potrebuje le »zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa«. Nobena oblika ni predpisana, ločilo je poljubno, vodilne ničle so povsem v redu. 001-2026 je zakonita številka.
• 4. odstavek 5. člena ZDavPR — davčno potrjen račun ima številko iz natanko treh delov: oznaka poslovnega prostora, oznaka elektronske naprave in zaporedna številka. Tehnično pravilo FURS R_3.4.3 poleg tega prepoveduje vodilne ničle v zaporedni številki.

Zato je 001-2026 kot davčno potrjena številka nezakonita kar dvakrat: doda četrti segment in začne z ničlo. Aplikacija zato izbirnik oblike skrije vsakemu računu, ki bo davčno potrjen — namesto njega izpiše razlago in primer številke, ki jo boste dobili.

Katere oblike so na voljo

V Nastavitve → Račun → Številčenje računov izberete eno od pripravljenih oblik ali jo sestavite sami:

• Leto, nato številka — 2026-1 (privzeto)
• Številka, nato leto — 001-2026
• Leto in številka z vodilnimi ničlami — 2026-001
• Brez ločila — 0012026 ali 2026001
• Po meri — sami določite vrstni red, ločilo (-, ., / ali brez), število vodilnih ničel, zapis letnice (2026, 26 ali brez letnice) in neobvezno predpono do 10 znakov — na primer RN-0004

Pod izbiro teče živ predogled, ki sproti izpiše prve tri številke. Oblike ni treba ugibati — potrdite jo šele, ko je videti točno tako, kot jo želite.

Prehod po korakih: najprej uvoz, šele nato oblika

Vrstni red je pomemben in v praksi obraten od pričakovanega:

1. Uvozite dosedanje račune iz stare aplikacije (CSV ali XLSX je brezplačen, PDF-je prebere tudi umetna inteligenca). Uvoženi računi obdržijo svoje izvirne številke, datume in zneske.
2. Aplikacija zazna obliko iz uvoženih številk in predlaga naslednjo — iz 001-2026, 002-2026, 003-2026 predlaga obliko »številka, nato leto« in naslednjo številko 4.
3. Potrdite ali popravite predlog in po potrebi vpišete svojo naslednjo številko. Predračuni imajo svoje polje, ker tečejo po ločenem zaporedju.
4. Izdate prvi račun — z vašo obliko in vašo naslednjo številko.

Obliko lahko spremenite tudi pozneje. S tem se začne novo zaporedje od številke 1, dosedanje pa ostane nespremenjeno — nobena že izdana številka se ne spremeni in nobena se ne ponovi, ker aplikacija vsako obliko vodi kot svoje zaporedje. Pred shranjenjem vam pokaže trenutno in naslednjo številko ter zahteva potrditev, da do spremembe ne pride po nesreči. Ker se s tem spremenijo pravila številčenja, pri gotovinskem poslovanju šesti odstavek 5. člena ZDavPR zahteva nov interni akt — aplikacija vam ga ponudi v prenos, z opisom obeh zaporedij in datumom, od katerega velja novo.

Oblika brez letnice: zaporedje teče naprej

Če izberete obliko brez letnice (na primer 0001, 0002), se številčenje ob novem letu ne začne znova — zaporedje teče naprej. To ni pomanjkljivost, ampak edina pravilna možnost: če bi se januarja ponastavilo, bi se številke podvojile, kar je natanko tisto, česar 82. člen ZDDV-1 ne dovoljuje. Aplikacija na to opozori že ob izbiri.

Še ena slovenska navada: decimalna vejica

Slovenija piše 1.234,56, ne 1,234.56. Zneske, cene in količine zdaj vpisujete z vejico ali s piko — kakor vam je lažje. Na slovenski tipkovnici numerična tipkovnica pošlje vejico, zato deluje tudi ta. Deluje tudi lepljenje iz Excela ali spletne banke: presledki in znak € se ob vnosu samodejno odstranijo.

Novi računi in predračuni v slovenskem jeziku zneske tudi izpišejo po slovenski navadi — 1.234,56 €. Vsak dokument si obliko zapomni ob izdaji in je pozneje ne spremeni, zato se računi, izdani prej, natisnejo popolnoma enako kot prej — kopija in ponovni izpis sta vedno enaka izvirniku, ki ga ima stranka v rokah.

Pogosta vprašanja

Ali morajo številke teči brez vrzeli? +

Da — vsako zaporedje teče od 1 do »n« brez vrzeli in brez podvojenih številk. Zato aplikacija številko dodeli šele ob izdaji, ne že ob odpiranju obrazca, in zato ob brisanju zadnjega računa številko vrne v obtok.

Ali imajo predračuni isto obliko? +

Obliko imajo isto, zaporedje pa svoje in povsem ločeno od računov. Zato ima predračun v čarovniku svoje polje za naslednjo številko — številka predračuna ne vpliva na številčenje računov in obratno.

Kaj če pozneje začnem davčno potrjevati račune? +

Takoj ko naložite certifikat oziroma vpišete oznako poslovnega prostora in naprave, aplikacija preneha uporabljati lastno obliko in začne številčiti po ZDavPR — z oznakama v številki. Za to vam ni treba ničesar posebej počistiti. Ker gre za spremembo pravil številčenja, pri gotovinskem poslovanju sprejmite nov interni akt; aplikacija vam ga ponudi v prenos.

Zakaj mora oblika »številka, nato leto« imeti vodilne ničle? +

Ker se računi razvrščajo po številki kot besedilu. Brez vodilnih ničel bi se 10-2026 uvrstil pred 2-2026 — deseti račun leta pred drugim. Zato aplikacija pri oblikah, kjer je številka spredaj, zahteva vsaj tri mesta.