Plačilne liste po e-pošti
Zaščiteno z geslom, s soglasjem delavca in geslom po ločeni poti
Ko je obračun plač zaključen, lahko plačilne liste pošljete naravnost iz aplikacije — posamezniku ali vsem hkrati. Priloga je PDF, zaščiten z geslom zaposlenega, geslo pa potuje po drugi poti. Tako je zapisano v mnenjih Informacijskega pooblaščenca o pošiljanju plačilnih list po e-pošti.
Vsebina
Zakaj geslo
Plačilna lista ni navadno sporočilo: nosi plačo, davčno številko, EMŠO in številko računa, in je po 135. členu ZDR-1 verodostojna listina. Informacijski pooblaščenec zato v mnenjih o pošiljanju plačilnih list po e-pošti pričakuje troje — priloga naj bo zaščitena z geslom, geslo naj delavec prejme po drugi poti kot dokument, ki ga odpira, in pošiljanje na zasebni naslov naj temelji na soglasju. Aplikacija vsakega od teh treh pogojev ne le omogoča, ampak ga tudi zahteva: brez e-naslova, soglasja in gesla pošiljanje ni mogoče, sporočilo pa vam pove, kateri od treh manjka.
Zaščita je vgrajena v sam dokument (AES-256), ne v zunanjo mapo. Plačilno listo delavec odpre z geslom v katerem koli bralniku PDF; dovoljeno je tiskanje, ne pa spreminjanje.
Soglasje delavca
Na kartici zaposlenega vklopite »Soglasje za pošiljanje plačilne liste po e-pošti«. Datum zabeleži aplikacija sama — soglasje je dokazilo, zato ga ne vpisujete ročno. Če delavec soglasje prekliče, stikalo izklopite in datum se počisti; nadaljnje pošiljanje ni več mogoče, plačilne liste pa še naprej prenašate in izročate kot doslej.
Službeni naslov je namenjen zadevam iz delovnega razmerja, zasebni sodi v zasebno sfero delavca — zato je soglasje pri zasebnem naslovu bistveno. E-naslov vpišete v osnovne podatke zaposlenega.
Geslo zaposlenega
Vsak zaposleni ima svoje geslo, nastavite ga na njegovi kartici. Na voljo sta dve poti:
- • Ustvari geslo — dvanajst znakov z veliko in malo črko, števko in posebnim znakom, brez znakov, ki se pri prepisu zamenjujejo. Geslo se izpiše enkrat, s plačilno lista pa nikoli ne potuje skupaj.
- • Nastavi ročno — vsaj osem znakov, z veliko in malo črko, števko in posebnim znakom.
Davčna številka ni geslo. Informacijski pooblaščenec to pove izrecno, zato aplikacija zavrne geslo, ki vsebuje davčno številko, EMŠO ali datum rojstva delavca — tudi če mu dodate veliko črko in klicaj.
Geslo najlaže izročite osebno. Če to ni izvedljivo, ga s kartice zaposlenega pošljete kot ločeno sporočilo: v njem ni priloge, v sporočilu s plačilno listo pa nikoli ni gesla. Isto geslo velja za vse plačilne liste tega delavca, dokler ga ne zamenjate; ob zamenjavi starih dokumentov ne odpira več.
Pošiljanje
Pošiljate lahko šele iz zaključenega obračuna — dokler je obračun osnutek, se plačilna lista lahko še spremeni. V pregledu obračuna ima vsaka vrstica gumb za pošiljanje, nad seznamom pa je »Pošlji vsem«.
- • Naslov je predizpolnjen z e-naslovom zaposlenega; lahko ga zamenjate ali dodate kopijo.
- • Pri skupinskem pošiljanju dobite seznam: kdo je prejel plačilno listo in kdo je bil izpuščen — z razlogom (manjka e-naslov, soglasje ali geslo).
- • Kdor je plačilno listo že prejel, se pri ponovnem pošiljanju izpusti, razen če pošiljanje izrecno ponovite.
- • Vrstica pokaže stanje pošiljanja — kolikokrat in kdaj je bila poslana.
Prenos zaščitene plačilne liste
Poleg običajnega prenosa lahko prenesete tudi zaščiteno različico — natanko tisti dokument, ki ga prejme delavec. Uporabna je, kadar plačilno listo izročate na ključku ali prek drugega kanala in želite, da je zaščitena enako kot po e-pošti.
Predloga sporočila
Privzeto sporočilo je nevtralno in ne navaja zneska: napove obdobje, številko obračuna in datum izplačila ter pove, da je priloga zaščitena z geslom iz ločenega sporočila. Z dodatkom Prilagoditev e-pošte besedilo uredite sami — predlogi Plačilna lista in Geslo za plačilno listo imata svoje spremenljivke (ime delavca, obdobje, številka obračuna, datum izplačila, znesek za izplačilo) in dodatne parametre, kamor vpišete svoje: podpis, telefon računovodstva, karkoli potrebujete. Gesla v predlogo s plačilno listo ni mogoče vstaviti — tam ne sodi.
Izpis evidence ur
19. člen ZEPDSV zahteva, da delodajalec delavca do konca plačilnega dne pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec. V Plače → Nastavitve lahko vklopite, da se izpis njegovega meseca priloži sporočilu s plačilno listo. Privzeto je izklopljen: gre za osebne podatke, ki potujejo poleg zaščitene priloge, zato je odločitev vaša.
V istih nastavitvah določite tudi privzete vrednosti podjetja — odstotek dodatka za delovno dobo na leto in znesek prehrane na dan. Neobdavčena meja za prehrano (7,96 € na dan prisotnosti) je zakonska in je izpisana ob polju, da vidite, koliko od izplačanega ostane neobdavčeno.
Pogosta vprašanja
Ali smem plačilno listo poslati po e-pošti? +
Da. Delodajalec mora delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun plače (135. člen ZDR-1); zakon ne predpisuje papirja. Informacijski pooblaščenec v mnenjih o pošiljanju plačilnih list po e-pošti dodaja pogoje: priloga naj bo zaščitena z geslom, geslo naj potuje po drugi poti, na zasebni naslov pa smete pošiljati le s soglasjem delavca.
Zakaj je za pošiljanje potrebno soglasje? +
Službeni e-naslov je namenjen zadevam iz delovnega razmerja, zasebni pa sodi v zasebno sfero delavca — za obdelavo tega naslova potrebujete pravno podlago, torej soglasje. Soglasje zabeležite na kartici zaposlenega; aplikacija zapiše datum sama in brez soglasja pošiljanja ne dovoli. Delavec ga lahko kadar koli prekliče.
Kakšno geslo je primerno? +
Vsaj osem znakov z veliko in malo črko, števko in posebnim znakom. Davčna številka ni geslo — Informacijski pooblaščenec to izrecno pove, enako velja za EMŠO in datum rojstva, zato jih aplikacija zavrne. Najlažje je geslo ustvariti samodejno: predlagano ima dvanajst znakov in ne vsebuje znakov, ki se pri prepisu zamenjujejo (0 in O, 1 in l).
Kako naj delavcu izročim geslo? +
Najbolje osebno — geslo se ob ustvarjanju enkrat izpiše in ga lahko prekopirate. Če to ni izvedljivo, ga pošljite iz kartice zaposlenega kot ločeno sporočilo: v njem ni plačilne liste, v sporočilu s plačilno listo pa nikoli ni gesla. Isto geslo velja za vse plačilne liste tega delavca, dokler ga ne zamenjate.
Ali lahko spremenim besedilo sporočila? +
Da, z dodatkom Prilagoditev e-pošte. Predlogi »Plačilna lista« in »Geslo za plačilno listo« urejate enako kot predlogo za račun, s spremenljivkami, kot so ime delavca, obdobje, številka obračuna in datum izplačila. Dodate lahko tudi svoje parametre — na primer podpis ali telefon računovodstva — in jih vstavite v besedilo.
Kaj pa izpis evidence ur? +
Po 19. členu ZEPDSV mora delodajalec delavca do konca plačilnega dne pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec. V Plače → Nastavitve lahko vklopite, da se izpis njegovega meseca priloži sporočilu s plačilno listo. Privzeto je izklopljen, ker gre za osebne podatke, ki potujejo poleg zaščitene priloge.
Podrobneje o obračunu: obračun plač — plačilna lista, REK-O, SEPA in temeljnica, splošna olajšava in glavni delodajalec, povračila stroškov ter dodatek za delovno dobo.