Računi

Modul Računi je jedro aplikacije Moj Račun. Omogoča vam izdajanje profesionalnih računov, davčno potrjevanje pri FURS, pošiljanje po e-pošti in prenos v PDF obliki.

Ustvarjanje novega računa

Nov račun ustvarite s klikom na gumb "Nov račun" v meniju ali na seznamu računov. Ob ustvarjanju izpolnite naslednja polja:

• •Stranka – izberite obstoječo stranko ali pustite prazno (odvisno od nastavitev).
• •Datum izdaje – privzeto je današnji datum.
• •Datum dobave / opravljene storitve – dan dobave blaga ali obdobje opravljanja storitve (od–do). Polje je vedno na voljo, da ga navedete, kadar se razlikuje od datuma izdaje (82. člen ZDDV-1).
• •Rok plačila – datum, do katerega mora biti račun plačan.
• •Način plačila – gotovina, nakazilo (TRR) ali drugo.
• •Logotip – izberite logotip, ki se prikaže na PDF računu.
• •Jezik tega računa – če je v nastavitvah možnost »Jezik računa« nastavljena na »Izbira ob izdaji računa«, se na obrazcu prikaže izbirnik »Jezik tega računa« (slovenščina / angleščina), kjer za vsak račun posebej izberete jezik PDF dokumenta. Sicer se uporabi privzeti jezik iz nastavitev.
• •Dodatne informacije – poljubno besedilo, ki se prikaže na računu (če je omogočeno v nastavitvah).
• •Priloga (appendix) – podroben opis storitev ali dnevni obračun.

Številka računa se dodeli samodejno v obliki leto-zaporedna_številka (npr. 2026-1). Zaporedna številka se vsako leto ponastavi na 1. Če imate vklopljeno davčno potrjevanje pri FURS, se številka razširi z oznako poslovnega prostora in elektronske naprave v obliki PP-EN-leto-številka (npr. PISARNA1-B1-2026-1), kjer PP predstavlja ID poslovnega prostora, EN pa oznako naprave – oba podatka nastavite v nastavitvah. Vsaka kombinacija oznak je svoje zaporedje: ob registraciji novega poslovnega prostora ali naprave se številčenje nove naprave začne z zaporedno številko 1, kot za novo napravo predvideva interni akt, staro zaporedje pa ostane nespremenjeno. Referenčna številka (sklic) se prav tako generira samodejno v formatu SI00 po slovenskem standardu za plačilne naloge.

Postavke na računu

Vsak račun vsebuje eno ali več postavk. Za vsako postavko določite:

• •Naziv – ime izdelka ali storitve. Izberete lahko shranjeni produkt ali vpišete ročno.
• •Količina – število enot.
• •Enota – kos, ura, mesec, dan, komplet ali poljubna enota.
• •Neto cena – cena brez DDV na enoto.
• •Popust (%) – odstotek popusta na postavko.
• •DDV stopnja (%) – stopnja davka na dodano vrednost (npr. 22%, 9.5%, 5%, 0%).

Aplikacija samodejno izračuna neto znesek, davek in bruto znesek za vsako postavko ter skupni znesek računa. Če imate shranjene produkte, jih lahko hitro dodate z izbiro iz seznama.

Vnos zneskov z vejico

Zneske, cene in količine vpisujete z vejico ali s piko — kakor vam je lažje. Na slovenski tipkovnici numerična tipkovnica pošlje vejico, zato deluje tudi ta. Deluje tudi lepljenje iz Excela ali spletne banke: presledki in znak € se ob vnosu samodejno odstranijo.

• •Če sta v vnosu obe ločili, je desnejše decimalno: 1.234,56 in 1,234.56 sta oba 1234,56.
• •Če je ločilo samo eno, je vedno decimalno: 1,50 in 1.50 sta 1,50. Za tisoč dvesto štiriintrideset vpišite 1234 brez ločila.

Novi računi v slovenskem jeziku zneske tudi izpišejo po slovenski navadi (1.234,56 €). Vsak dokument si obliko zapomni ob izdaji in je pozneje ne spremeni — prej izdani računi se natisnejo popolnoma enako kot prej, zato sta kopija in ponovni izpis vedno enaka izvirniku pri stranki.

Številčenje in oblika številke

Privzeto se številka dodeli v obliki leto-zaporedna (2026-1) in se vsako leto ponastavi na 1. Če imate registriran poslovni prostor in elektronsko napravo, se razširi z njunima oznakama (PISARNA1-B1-2026-1).

Če računov ne potrjujete davčno, lahko obliko izberete sami — v Nastavitvah, pod »Številčenje računov«. Poleg pripravljenih oblik (001-2026, 2026-001, tudi brez ločila) jo sestavite sami: vrstni red, ločilo, vodilne ničle, zapis letnice in neobvezna predpona (RN-0004). Živ predogled sproti pokaže prve tri številke.

• •Zakonska podlaga: 82. člen ZDDV-1 zahteva le zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa. Davčno potrjen račun pa mora imeti številko iz treh delov (4. odstavek 5. člena ZDavPR), zato je izbira oblike na voljo samo računom brez davčnega potrjevanja. Če nekaterih računov ne potrjujete, ti tečejo v svojem, ločenem zaporedju — tako zahteva FURS (pojasnilo št. 165, 5. odstavek 5. člena ZDavPR) — in prav zanj lahko izberete obliko.
• •Kdaj se ločeni vrsti vklopita: pri novih računih od prvega dne, saj še ni zaporedja, ki bi ga bilo mogoče prekiniti. Obstoječim uporabnikom se številčenje sredi leta ne spremeni — pri njih se ločeni vrsti začneta 1. januarja, ko se vsa zaporedja tako ali tako začnejo znova. Nastavitev je v Nastavitve > Račun > »Ločeni številski vrsti računov«; možnost »od letos« je na voljo, dokler letos še niste izdali nobenega dokumenta.
• •Način plačila: na računu, ki ga namenoma ne potrdite davčno, je edini dovoljeni način plačila nakazilo na TRR — gotovina, kartica in ček so po 2. členu ZDavPR gotovinsko poslovanje in tak račun mora biti potrjen. Zato imajo nepotrjeni računi namesto izbirnika eno stikalo: ali naj se izpiše vrstica »Način plačila: TRR«.
• •Prehod iz druge aplikacije: najprej uvozite dosedanje račune — aplikacija iz njihovih številk zazna obliko in predlaga naslednjo številko. Uvoz na obliko ne vpliva. Obliko lahko spremenite tudi pozneje — s tem se začne novo zaporedje od 1, dosedanje pa ostane nespremenjeno.
• •Brez letnice: oblika brez letnice se ob novem letu ne ponastavi — zaporedje teče naprej, sicer bi se številke podvojile.
• •Predračuni uporabljajo isto obliko, a svoje, ločeno zaporedje — zato imajo svoje polje za naslednjo številko.
• •Predvidena številka: na obrazcu za nov račun je ob datumu izpisana številka, ki jo bo račun predvidoma dobil. Če preklopite »Davčno potrdi ta račun«, se izpis takoj spremeni — vidite torej, v katero zaporedje bo račun uvrščen. Dokončno številko dodeli program ob izdaji.

Več v blogu o številčenju računov po meri.

DDV in davčni režimi

Aplikacija samodejno določi ustrezen davčni režim glede na lokacijo prodajalca in kupca:

OSS (One-Stop Shop) je sistem za EU prodajo na daljavo končnim potrošnikom. Če imate aktiviran OSS, aplikacija samodejno obračuna DDV po stopnji države kupca. OSS aktivirate v nastavitvah.

Obrnjena davčna obveznost (76.a člen) velja za domače dobave med slovenskimi zavezanci za DDV (npr. gradbene storitve, odpadki). DDV obračuna prejemnik; vse postavke so z 0 % DDV, na računu pa se izpiše ustrezna klavzula. Funkcijo vklopite v nastavitvah (Vedno ali Na zahtevo); pri »Na zahtevo« za vsak račun posebej izberete vklop. Velja le za stranke v Sloveniji z davčno številko.

Razčlenitev DDV po stopnjah (rekapitulacija) – na vsakem računu z obračunanim DDV se izpiše davčna osnova in znesek DDV za vsako uporabljeno stopnjo (22 %, 9.5 %, 5 %, 0 %), tudi kadar je na računu samo ena stopnja. Tako je izpolnjena zahteva 82. člena ZDDV-1, da mora biti davčna osnova navedena po posameznih stopnjah.

Račun v tuji valuti

Račun lahko izdate v poljubni valuti — ne le v evrih. Na obrazcu za izdajo računa izberete valuto (privzeto EUR); ko izberete tujo valuto (npr. USD, GBP, CHF, PLN, CZK), se odpre polje menjalni tečaj. To je uporabno, kadar tuji naročnik želi račun in plačilo v svoji valuti.

• •Valuta – izberite valuto računa. Privzeta je EUR; pri evrskem računu se obrazec ne spremeni.
• •Menjalni tečaj – ob izbiri tuje valute se polje samodejno predizpolni z referenčnim tečajem ECB, ki ga objavlja Banka Slovenije, in sicer za datum nastanka davčne obveznosti (datum dobave oz. plačila, sicer datum izdaje).
• •Ročni popravek – tečaj lahko ročno spremenite (npr. na dejanski tečaj vaše banke ob konverziji) in se z enim klikom vrnete na tečaj ECB.

PDF v izbrani valuti. Na PDF računu so vsi zneski izpisani v izbrani valuti — namesto znaka € se izpiše oznaka valute po ISO (npr. USD, GBP). Postavke, seštevki in znesek za plačilo so torej v tuji valuti, tako kot jih pričakuje vaš naročnik.

DDV vedno tudi v EUR. Ker mora biti po slovenski zakonodaji DDV izkazan v evrih, aplikacija za vsak račun v tuji valuti shrani še protivrednost v EUR (davčno osnovo, DDV in skupni znesek). Na računu z obračunanim DDV se samodejno izpiše obvezni zaznamek po 84.a členu ZDDV-1: znesek DDV po posamezni stopnji tudi v EUR, uporabljeni tečaj ECB (z datumom) in znesek za plačilo v EUR. Tako je račun veljaven ne glede na valuto izdaje.

Davčno potrjevanje in poročila v EUR. Davčno potrjevanje pri FURS se izvede v evrih (6. člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem potrjevanju računov – ZDavPR): FURS prejme protivrednost v EUR, ki se ob izdaji zamrzne in se pozneje ne spreminja. Prav tako so v EUR vodena vsa poročila in knjige – statistika, knjiga izdanih računov, izvoz knjižb (VOD) in e-SLOG.

Ponavljajoči računi in privzeta valuta stranke. Valuto podpirajo tudi ponavljajoči se računi – predloga shrani izbrano valuto, tečaj ECB pa se znova izračuna ob vsaki samodejni izdaji. Valuto lahko nastavite tudi kot privzeto valuto stranke v profilu stranke, da se ob novem računu za to stranko samodejno predlaga.

Davčno potrjevanje (FURS)

Davčno potrjevanje računov je zakonska obveznost v Sloveniji. Po zakonu je davčno potrjevanje obvezno za vse račune, ki so plačani z gotovino ali s kartico – torej za vsako plačilo, ki ni nakazilo na transakcijski račun (TRR). Računi, ki so plačani izključno z nakazilom na TRR, ne potrebujejo davčnega potrjevanja.

Za nastavitev davčnega potrjevanja v aplikaciji potrebujete:

1. Digitalno potrdilo (.p12/.pfx) – pridobite ga pri FURS ali overitelju (npr. SIGEN-CA, Halcom). Naložite ga v nastavitvah skupaj z geslom.
2. Poslovni prostor – registrirajte poslovni prostor z vsemi zahtevanimi podatki (ID, naslov, katastrski podatki).
3. Oznako elektronske naprave – 1-2 znaka za identifikacijo naprave, s katero izdajate račune.

Ko je vse nastavljeno, izberete način davčnega potrjevanja:

• •Vedno – vsak izdan račun se ob izdaji samodejno pošlje FURS za potrjevanje. Priporočena nastavitev za vse, ki kdaj prejmejo plačilo z gotovino ali kartico. Potrjevanje se izvede v realnem času – račun dobi ZOI in EOR oznaki takoj.
• •Na zahtevo – za vsak račun posebej se odločite, ali ga davčno potrdite. Na obrazcu za izdajo računa se prikaže stikalo »Davčno potrdi ta račun«; ko je vklopljeno, se račun ob izdaji pošlje FURS, sicer ne.
• •Nikoli – davčno potrjevanje je popolnoma izklopljeno. Uporabite samo, če izdajate izključno račune za nakazila na TRR, kjer davčno potrjevanje po zakonu ni potrebno.

Ob uspešni potrditvi sistem generira ZOI (zaščitno oznako izdajatelja) in od FURS prejme EOR (enkratno oznako računa). Obe oznaki se prikažeta na PDF računu skupaj s QR kodo za preverjanje veljavnosti.

Plačilo in QR koda

Na vsakem računu lahko upravljate status plačila:

• •Označevanje plačila – ročno označite račun kot plačan z datumom plačila.
• •Samodejno označevanje – v nastavitvah lahko določite, da se račun samodejno označi kot plačan ob izdaji (z izbranim načinom plačila).
• •Toleranca pri zapiranju – nastavite tolerančni znesek (v EUR) za zapiranje plačil pri uvozu.

Plačilna QR koda (UPN) – na računu se lahko natisne QR koda po slovenskem UPN standardu, ki kupcu omogoča hitro plačilo s skeniranjem. To možnost vklopite v nastavitvah posebej za račune in predračune.

Format PDF (A4 / POS)

Aplikacija lahko isti račun izdela v štirih PDF oblikah: klasičen A4 dokument ali POS izpis za 80 mm, 58 mm oz. 44 mm trak (blagajniški izpis za termalni tiskalnik). Format izberete v Nastavitvah, ločeno za račune in predračune.

• •Vedno A4 – privzeta nastavitev, klasičen A4 PDF.
• •Vedno POS 80 mm – ozek izpis za najpogostejši termalni trak v gostinstvu, na stojnicah, v trgovinah.
• •Vedno POS 58 mm – izpis za drugo najpogostejšo širino (prenosne in namizne blagajne, dostava, taksi).
• •Vedno POS 44 mm – izpis za najožji trak; izberite ga, če ima vaš tiskalnik tako rolo.
• •Na izbiro pri izdaji (privzeto: A4, POS 80 mm, POS 58 mm ali POS 44 mm) – pri vsakem računu se prikaže izbirnik formata, vnaprej nastavljen na izbrano privzeto vrednost.

POS izpis je v vseh treh širinah pravno povsem enakovreden A4 računu in vsebuje vse FURS obvezne elemente (ZOI, EOR, fiskalna QR koda). Format se shrani na izdanem računu — sprememba nastavitve ne vpliva na že izdane dokumente. Storno račun samodejno podeduje obliko izvirnika. UPN plačilna QR koda se na POS izpisu natisne pomanjšano, če imate vklopljeno možnost dodajanja UPN QR.

Dolžina izpisa se prilagodi številu postavk: kratek račun je kratek izpis, račun z več deset postavkami pa se natisne kot en sam neprekinjen trak in ne razpade na dve strani.

Logotip na blagajniškem izpisu vklopite v Nastavitvah (»Natisni logotip na blagajniškem izpisu«). Privzeto je izklopljen, zato se noben že izdan izpis ne spremeni sam od sebe. Ko je vklopljen, se logotip iz vašega profila natisne na vrhu traku, poravnan na sredino in samodejno pomanjšan na širino traku; manjši logotip se nikoli ne poveča.

Na pregledu računa je poleg prenosa tudi gumb »Natisni«, ki dokument pošlje naravnost v pogovorno okno za tiskanje — brez vmesnega prenosa in odpiranja datoteke.

Več v blogu o POS računih.

Noga računa

Na dnu vsakega A4 računa in predračuna se izpiše noga z identifikacijskimi podatki podjetja. Nogo v celoti uredite v Nastavitvah › Noga računa — vklopite ali izklopite jo, uporabite privzeto vsebino ali sestavite svojo.

• •Vklop/izklop – noga je privzeto izklopljena. Za d.o.o. se ob registraciji samodejno vklopi, saj je po 45. členu ZGD-1 navedba zakonskih podatkov obvezna.
• •Privzeta vsebina – ko nogo vklopite, se besedilo predizpolni s podatki podjetja: naziv, naslov, e-pošta, telefon, IBAN, matična št. in ID za DDV. Za d.o.o. se dodajo še registrski organ, osnovni kapital in zastopnik. Vsebino nato poljubno uredite.
• •Lastno besedilo s spremenljivkami – mešajte poljubno besedilo (npr. zahvalo) s spremenljivkami, ki se ob izpisu nadomestijo z aktualnimi podatki podjetja.
• •Slovenščina in angleščina – ločena noga za račune v slovenščini in angleščini; pri angleških računih se uporabi angleška različica.
• •Predogled v živo – sproti vidite, kako bo noga videti na računu.

Pošiljanje in prenos

• •Prenos PDF – kliknite na gumb za prenos in prejmete račun v PDF obliki.
• •Pošiljanje po e-pošti – pošljite račun neposredno stranki na njen e-poštni naslov. Če imate aktiviran dodatek za prilagoditev e-pošte, se uporabi vaša blagovna znamka.

Stornacija računa

Če morate razveljaviti račun, uporabite funkcijo storno. Sistem ustvari storno račun, ki se sklicuje na izvorni račun. Storno račun se prav tako davčno potrdi pri FURS (če je davčno potrjevanje aktivno). Izvorni račun dobi status STORNO, storno dokument pa status STORNO_BILL.

Brisanje zadnjega računa

Zadnji izdani račun lahko v celoti izbrišete – s seznama računov (ikona koša pri zadnjem računu) ali na pregledu računa (gumb »Izbriši račun«). Pred brisanjem se vedno prikaže potrditveno okno z jasnim opozorilom, da je brisanje trajno in računa pozneje ni mogoče obnoviti. Izbrišete lahko samo zadnji izdani dokument: ob brisanju se zaporedna številka vrne nazaj, tako da naslednji račun ponovno uporabi sproščeno številko in v številčenju ni vrzeli. Enako velja za predračune – zadnji predračun izbrišete na enak način.

Skupinsko izdajanje

Če imate ustvarjene skupine strank, lahko izdate račun vsem strankam v skupini hkrati. Ta funkcija je uporabna za ponavljajoče se mesečne obračune istih storitev. Za uporabo morate v nastavitvah omogočiti prikaz skupin strank na računu.

Dodatne možnosti

• •Predogled pred oddajo – v nastavitvah lahko vklopite predogled računa pred dokončno izdajo.
• •Začetna številka – če prehajate iz druge aplikacije, lahko nastavite začetno številko za nadaljevanje številčenja.
• •Dodatna opomba – v nastavitvah lahko vpišete besedilo, ki se samodejno prikaže na vsakem računu.
• •Iskanje – račune iščete po številki, referenci, imenu stranke ali podjetju.
• •Datum rojstva stranke – opcijsko polje, ki se prikaže na računu (nastavitve).

Prihajajoče zakonske spremembe

Spremljamo zakonodajo in aplikacijo pravočasno prilagodimo. V pripravi:

• •Obvezno e-računanje med podjetji (B2B) – z uveljavitvijo zakona ZIERDED (predvidoma 1. 1. 2028) bo izmenjava strukturiranih e-računov (eSLOG 2.0 / EN 16931 / omrežje Peppol) med podjetji obvezna. Funkcijo bomo dodali pred uveljavitvijo.
• •DDV skupine (od 2026) – skupna predložitev DDV obračuna za povezane družbe; podprto bo, ko se uporabniki povežejo v skupino.