Modul Stranke vam omogoča centralno upravljanje vseh vaših strank in poslovnih partnerjev. Vključuje CRM sistem za beleženje opomb in datotek ter skupine strank za skupinsko izdajanje računov.
Vsebina
Podatki o stranki
Za vsako stranko lahko shranite naslednje podatke:
- •Ime in priimek – kontaktna oseba.
- •Podjetje – ime podjetja stranke.
- •E-pošta – za pošiljanje računov in obvestil.
- •Telefon – kontaktna številka.
- •Naslov – ulica, hišna številka, poštna številka, mesto, država.
- •Pokrajina / zvezna država – prikaže se le pri strankah iz držav, kjer je to del naslova (ZDA, Kanada, Avstralija). Izpiše se v naslovu stranke na računu.
- •Davčna številka (ID za DDV) – pomembna za pravilno določitev DDV režima.
- •Matična številka – registracijska številka podjetja.
- •Datum rojstva – opcijsko, prikaže se na računu (če je vklopljeno v nastavitvah).
- •Interna šifra – vaša lastna oznaka za stranko.
Pomembno: Država stranke vpliva na DDV režim na računu. Če je stranka iz EU in ima davčno številko, se uporabi obrnjena davčna obveznost. Če je stranke zunaj EU, se uporabi izvoz.
Preverjanje davčne številke (VIES): za stranke iz EU aplikacija ob shranjevanju samodejno preveri veljavnost DDV številke v evropskem registru VIES. Če številka ni veljavna, vas opozori, vendar shranjevanja ne prepreči; račun z obrnjeno davčno obveznostjo, izdan stranki z neveljavno številko, se posebej označi.
CRM sistem
Za vsako stranko imate na voljo CRM (Customer Relationship Management) – sistem za beleženje opomb, zapiskov in datotek, povezanih s stranko.
Kaj lahko beležite:
- •Naslov – kratek opis vnosa (npr. "Sestanek o projektu X").
- •Opomba – podroben zapis pogovora, dogovora ali opažanja.
- •Datoteke – priložite slike (JPG, PNG, GIF, WebP) ali dokumente (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX), do 10 MB na datoteko.
Vnosi so razvrščeni kronološko (najnovejši prvi) in vam omogočajo popolno zgodovino interakcij s stranko.
Skupine strank
Stranke lahko organizirate v skupine za lažje upravljanje in skupinsko izdajanje računov.
- •Ustvarjanje skupine – določite ime in dodajte stranke.
- •Skupinsko izdajanje – izdajte račun vsem strankam v skupini hkrati (če je vklopljeno v nastavitvah).
- •Upravljanje članov – dodajajte in odstranjujte stranke iz skupine.
Za uporabo skupin na računu morate v nastavitvah vklopiti prikaz skupin strank na računu.
Privzeti produkti
Na vsaki stranki lahko nastavite privzete produkte, ki se samodejno dodajo na račun ob izbiri te stranke. To je idealno za ponavljajoče se mesečne obračune istih storitev.
Iskanje in pogledi
Stranke iščete po:
- Imenu, priimku ali podjetju
- Ulici, poštni številki ali mestu
- E-pošti
- Davčni številki ali matični številki
- Interni šifri
Seznam strank je na voljo v dveh pogledih: kartice (vizualen pregled) in tabela (kompakten tabelarični pregled).
Združevanje dvojnikov
Sčasoma — še posebej po uvozu iz drugega programa — se v bazi lahko nabere več podvojenih strank (ista stranka pod rahlo drugačnim imenom, brez davčne ali z dvema e-naslovoma). Z gumbom »Najdi dvojnike« aplikacija pregleda bazo in podvojene stranke razvrsti v skupine — po davčni številki, e-naslovu ali podobnem imenu.
- •Za vsako skupino izberete stranko, ki naj ostane, in jih združite.
- •Na ohranjeno stranko se prenese vse: računi, predračuni, ponavljajoči se računi, CRM zapisi in koledarski dogodki.
- •Manjkajoči podatki ohranjene stranke se dopolnijo iz dvojnika; obstoječi podatki se nikoli ne prepišejo.
- •Dvojnik se po združitvi umakne s seznama.
Pri uvozu starih računov aplikacija stranke prepozna že sproti: zanesljiva ujemanja (davčna številka ali e-pošta) samodejno poveže in dopolni, pri negotovih (npr. podobno ime brez davčne) pa vas vpraša za potrditev.