Uvoz starih računov (selitev)

Če ste pred prehodom na Moj Račun izdajali račune v drugem programu, lahko svojo zgodovino preprosto prenesete sem. Uvozite lahko stare račune in predračune, pa tudi izdelke/storitve, stroške in potne stroške. Na voljo sta dva načina: AI uvoz (iz PDF-ja ali fotografije) in množičen uvoz prek CSV/XLSX.

Uvoženi računi niso davčno potrjeni

Uvoženi računi in predračuni obstajajo zgolj zato, da imate na enem mestu pregled nad celotnim poslovanjem. Zanje veljajo naslednja zagotovila:

• •Nikoli se ne pošljejo na FURS. Pri uvoženem računu ni davčnega potrjevanja, oznak ZOI/EOR in fiskalne QR kode – tako kot pri pravem računu, ki ga je že potrdil vaš prejšnji program.
• •Ohranijo izvirno številko, datum in zneske. Številka, datum izdaje, datum dobave in vsote ostanejo natanko taki kot v prejšnjem programu – nič se ne preračunava ali na novo številči.
• •Ne porabijo zaporedne (fiskalne) številke. Uvoz nikoli ne premakne vašega živega števca računov, zato lahko stare račune uvozite kadar koli, tudi sredi leta.
• •V seznamih in statistiki se prikazujejo kot običajni izdani računi (štejejo v prihodek), nosijo pa oznako »UVOŽEN — ni davčno potrjen« in nimajo fiskalne QR kode.

AI uvoz (iz PDF-ja ali fotografije)

Najhitrejši način za prenos posameznih starih računov je AI uvoz. Na strani Računi kliknite »Uvozi star račun (AI)« (na strani Predračuni »Uvozi star predračun (AI)«). Postopek poteka v treh korakih:

• •1. Datoteka – naložite star račun kot PDF ali sliko (lahko izberete več datotek hkrati). Umetna inteligenca prebere podatke z dokumenta.
• •2. Pregled – prebrani podatki se vpišejo v urejevalni osnutek (stranka, dokument z izvirno številko in datumom, postavke), ki ga pred shranjevanjem popravite. Če se vsote z dokumenta ne ujemajo s preračunanimi, vas aplikacija opozori. Če AI dokumenta ne prebere, lahko podatke vnesete ročno.
• •3. Rezultat – dokument se shrani kot uvožen (ne davčno potrjen) zapis z izvirno številko. Izvirno datoteko, ki ste jo naložili, aplikacija samodejno pripne k uvoženemu računu.

Cena AI uvoza – prvih 200 brezplačno

• •Prvih 200 AI branj na račun je BREZPLAČNIH. Gre za enkratno količino, namenjeno selitvi vaše zgodovine, zato za večino uporabnikov AI uvoz ne stane nič.
• •Po porabljenih 200 brezplačnih branjih vsako nadaljnje branje stane 0,05 € na branje, za nadaljevanje pa je potrebna naročnina na dodatek »Uvoz starih računov (AI)«. Pred obračunom vas aplikacija vedno opozori in prosi za potrditev – nikoli se vam ne zaračuna nič brez vaše privolitve.
• •Uvoz prek CSV/XLSX je vedno brezplačen, ne glede na število vrstic.

CSV / XLSX uvoz s povezovanjem stolpcev

Za množičen prenos uporabite gumb »Uvozi«, ki odpre čarovnika v korakih Datoteka → Povezovanje stolpcev → Podvojeni → Rezultati. Prva vrstica datoteke mora vsebovati nazive stolpcev.

• •Datoteka – naložite CSV ali XLSX datoteko z računi (ali predračuni). Po želji prenesite vzorčno datoteko, da vidite pričakovano obliko. Postavke računa uvozite na ločenem listu XLSX datoteke in jih s številko računa povežete z dokumentom.
• •Povezovanje stolpcev – vsak stolpec iz datoteke ročno povežete s pravim poljem (npr. Številka računa, Datum izdaje, Stranka, Skupaj neto/DDV/bruto). Povezati morate vsaj polje »Številka računa«. Predogled prvih vrstic potrdi, da so podatki pravilno razporejeni.
• •Podvojeni – če katera od številk že obstaja, jih čarovnik našteje in ponudi izbiro ukrepa (glejte spodaj).
• •Rezultati – po uvozu prejmete povzetek (ustvarjeni, posodobljeni, preskočeni, napake/opozorila). Pri neveljavnih vrsticah izberete »Preskoči neveljavne, uvozi ostalo« ali »Prekini uvoz ob napaki« in po potrebi prenesete neuspele vrstice za popravek.

Podvojene številke

Če med uvozom naletite na račun s številko, ki v aplikaciji že obstaja, vam aplikacija prikaže primerjavo (»Obstoječi« proti »Iz datoteke«) s številko, datumom, stranko in zneskom. Z ikono očesa (»Predogled obstoječega«) si lahko ogledate že obstoječi dokument. Za vsako podvojeno številko – ali za vse hkrati – izberete ukrep:

• •Prepiši obstoječe – obstoječi dokument se zamenja s tistim iz datoteke.
• •Ohrani oboje – uvožen dokument se shrani z dodano pripono -1, tako da ostaneta oba.
• •Preskoči – vrstica iz datoteke se ne uvozi, obstoječi dokument ostane nespremenjen.

Izvirni dokument (priloga)

K uvoženemu računu lahko (neobvezno) pripnete originalni PDF ali skenirano sliko dokumenta, ki je bil podlaga za vnos. Pri AI uvozu se naložena datoteka pripne samodejno. Nadzor za nalaganje, prenos in brisanje izvirnega dokumenta je viden samo pri uvoženih dokumentih (na pravih, davčno potrjenih računih ga ni).

Izdelki, stroški in potni stroški

Z istim čarovnikom za povezovanje stolpcev (CSV/XLSX) lahko uvozite tudi izdelke in storitve (na strani Produkti), stroške (prejeti računi, prispevki, dohodnina) in potne stroške. Pri potnih stroških uporabite XLSX z listoma »Potovanja« in »Postaje« (vsako potovanje ima vsaj dve postaji), skupne kilometre in znesek pa preračuna sistem.