Evidenca delovnega časa
Zakonska obveznost po ZEPDSV — pri nas brezplačna in neomejena
Evidenco o izrabi delovnega časa mora voditi vsak delodajalec, tudi če ima enega samega zaposlenega (ZEPDSV, 18. člen). Delavcu je treba enkrat mesečno izdati pisni obračun podatkov iz evidence (19. člen, četrti odstavek), globe za nevodenje pa segajo do 20.000 EUR (23. člen). Ker gre za zakonsko obveznost in ne za dodatek, je evidenca v Mojem računu brezplačna in neomejena — plačljiv je šele obračun plač, ki iz teh ur izračuna plačo.
Vsebina
Kdo jo mora voditi
Vsak delodajalec za vsakega delavca, ki pri njem opravlja delo — ne glede na to, ali plačo obračunavate pri nas, pri računovodji ali kje drugje. Evidenca se vodi za vsak koledarski dan in mora izkazovati število ur, opravljene ure, nadure, čas odsotnosti in razlog zanje.
Vnos meseca
Mesec izberete za posameznega delavca in ga izpolnite v mesečni mreži ali v koledarskem pogledu — preklop je v orodni vrstici. Za vsak dan vnesete prihod in odhod; če je bil delovni dan prekinjen, dodate več blokov (na primer 08:00–12:00 in 17:00–19:30). Redno delo, nadure in nadomestila se vodijo ločeno.
- • Izpolni delovne dni napolni cel mesec z običajnim delovnikom in preskoči vikende in praznike.
- • Praznik je označen z značko, da ga ni mogoče pomotoma izpolniti kot navaden delovnik.
- • Več dni hkrati uredite z izbiro v koledarju in množičnim vnosom.
Vrste dni in odsotnosti
| Vrsta dneva | Pomen |
|---|---|
| Delo | Opravljeno delo, z rednim delom in morebitnimi nadurami. |
| Letni dopust | Izraba letnega dopusta; šteje se v letni pregled izrabe. |
| Bolniška | Ločeno v breme delodajalca in v breme ZZZS. |
| Praznik | Dela prost dan po koledarju praznikov. |
| Starševski dopust | Odsotnost iz naslova starševskega varstva. |
| Neplačana / druga odsotnost | Neplačana odsotnost, druga plačana odsotnost, neopravičena odsotnost. |
Pregled meseca
Nad mrežo so štiri kartice, ki povedo, kje mesec stoji: ure (vpisano proti normativnemu fondu), delovni dnevi (koliko jih je izpolnjenih od pričakovanih), stanje evidence (manjkajoči ali nepopolni dnevi, s skokom na prvega) in dopust (izrabljeno v letu). Fond ur se računa iz pogodbenih tedenskih ur in koledarja delovnih dni; če pogodbe še ni, se predpostavi polni delovni čas in kartica to tudi pove.
Izvoz registra
Evidenco lahko izvozite v CSV ali XLSX, za posameznega delavca ali za vse hkrati. Stolpci sledijo podatkom, ki jih ZEPDSV zahteva, tako da je datoteko mogoče predložiti inšpekciji ali oddati računovodji. Evidenco, ki je ni mogoče izvoziti, je težko zagovarjati — zato izvoz ni dodatek.
Brez pogodbe in brez plač
Evidenco lahko vodite tudi, če v aplikaciji nimate ne pogodbe o zaposlitvi ne obračuna plač. Za delavca zadošča ime; davčna številka, EMŠO in TRR postanejo obvezni šele, ko osebo označite kot »na plačilni listi«, ker se poročajo na REK-O in uporabijo za nakazilo. Če želite le voditi ure, tega ni treba vklopiti.
Naprej: ko iz teh ur potrebujete še plačilno listo, REK-O, plačilni nalog in temeljnico, to prevzame Obračun plač. Ozadje in zakonske podlage so v članku Evidenca delovnega časa po ZEPDSV.