Evidenca delovnega časa

Evidenco o izrabi delovnega časa mora voditi vsak delodajalec, tudi če ima enega samega zaposlenega (ZEPDSV, 18. člen). Delavca je treba za pretekli mesec do konca plačilnega dne pisno obvestiti o podatkih iz evidence (19. člen, četrti odstavek), globe za nevodenje pa segajo do 20.000 EUR (23. člen). Ker gre za zakonsko obveznost in ne za dodatek, je evidenca v Mojem računu brezplačna in neomejena — plačljiv je šele obračun plač, ki iz teh ur izračuna plačo.

Kdo jo mora voditi

Vsak delodajalec za vsakega delavca, ki pri njem opravlja delo — ne glede na to, ali plačo obračunavate pri nas, pri računovodji ali kje drugje. Evidenca se vodi za vsak koledarski dan in mora izkazovati število ur, opravljene ure, nadure, čas odsotnosti in razlog zanje.

Vnos meseca

Mesec izberete za posameznega delavca in ga izpolnite v mesečni mreži ali v koledarskem pogledu — preklop je v orodni vrstici. Za vsak dan vnesete prihod in odhod; če je bil delovni dan prekinjen, dodate več blokov (na primer 08:00–12:00 in 17:00–19:30). Redno delo, nadure in nadomestila se vodijo ločeno.

• • Izpolni delovne dni napolni pretekle delovnike z običajnim delovnikom (8:00–16:00) in preskoči vikende in praznike; današnji dan izpolni šele po 16. uri, ko se delovni čas izteče, prihodnjih dni pa ne.
• • Stikalo Posebni pogoji in druge ure prikaže stolpce za nočno, nedeljsko, praznično in izmensko delo ter deljeni delovni čas (točka 9), neenakomerno razporejeni čas (točka 10) in ure z zavarovalno dobo s povečanjem oziroma obveznim dodatnim pokojninskim zavarovanjem, skupaj z vrsto statusa (točka 7). Iz ur nočnega, nedeljskega, prazničnega in izmenskega dela obračun plač izračuna dodatke po odstotkih v nastavitvah plač — v stolpec za izmensko delo vpišite ure, za katere dodatek po kolektivni pogodbi pripada (praviloma popoldanska in nočna izmena).
• • Praznik je označen z značko, da ga ni mogoče pomotoma izpolniti kot navaden delovnik.
• • Več dni hkrati uredite z izbiro v koledarju in množičnim vnosom.

Vrste dni in odsotnosti

Pregled meseca

Nad mrežo so štiri kartice, ki povedo, kje mesec stoji: ure (vpisano proti normativnemu fondu), delovni dnevi (koliko jih je izpolnjenih od pričakovanih), stanje evidence (manjkajoči ali nepopolni dnevi, s skokom na prvega) in dopust (izrabljeno v letu). Fond ur se računa iz pogodbenih tedenskih ur in koledarja delovnih dni; če pogodbe še ni, se predpostavi polni delovni čas in kartica to tudi pove.

Izvoz registra

Evidenco lahko z gumbom »Izvozi« izvozite v PDF, Excel (XLSX) ali CSV, za posameznega delavca ali za vse hkrati. Stolpci sledijo podatkom, ki jih ZEPDSV zahteva, tako da je datoteko mogoče predložiti inšpekciji ali oddati računovodji. Vrsto opravljenega delovnega časa (polni ali krajši, točka 2) izvoz prebere iz pogodbe o zaposlitvi, ki velja na posamezni dan — če pogodbe v aplikaciji ni, ostane prazna; pri bolniški v breme ZZZS navede tudi razlog zadržanosti z bolniškega lista (točka 5). PDF je dokument z vrstico za vsak koledarski dan, povzetkom ur po vrstah in mestom za podpis delavca in delodajalca — uporabite ga lahko kot pisno mesečno obvestilo delavcu (19. člen, četrti odstavek). Evidenco, ki je ni mogoče izvoziti, je težko zagovarjati — zato izvoz ni dodatek.

Brez pogodbe in brez plač

Evidenco lahko vodite tudi, če v aplikaciji nimate ne pogodbe o zaposlitvi ne obračuna plač. Za delavca zadošča ime; davčna številka, EMŠO in TRR postanejo obvezni šele, ko osebo označite kot »na plačilni listi«, ker se poročajo na REK-O in uporabijo za nakazilo. Če želite le voditi ure, tega ni treba vklopiti.