Evidenca delovnega časa po ZEPDSV

Evidenco o izrabi delovnega časa mora voditi vsak delodajalec, tudi tisti z enim samim zaposlenim. Ni je treba nikamor pošiljati, mora pa biti popolna, ažurna in na voljo inšpektorju. Ker je bil zakon v zadnjih letih dvakrat spremenjen, spodaj povzemamo, kaj velja danes.

Kateri zakon to ureja

Področje ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Novela ZEPDSV-A (Uradni list RS, št. 50/2023) je uvedla pet dodatnih podatkov in se uporablja od 20. novembra 2023. Sledila ji je novela ZEPDSV-B (Uradni list RS, št. 24/2025), veljavna od 23. aprila 2025. Če ste navodila brali ob uveljavitvi prve novele, jih je smiselno preveriti znova — velik del zapisov na spletu opisuje samo stanje iz leta 2023.

Kaj morate vpisovati vsak dan

18. člen ZEPDSV našteva podatke, ki jih je treba za vsakega delavca vpisovati dnevno. Poleg števila ur so to zlasti:

• skupno število opravljenih delovnih ur, ločeno za polni in krajši delovni čas;
• opravljene ure v času nadurnega dela;
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo v breme delodajalca;
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo v breme drugih organizacij (na primer ZZZS);
• neopravljene ure, za katere se nadomestilo ne prejema;
• ure na delovnih mestih, kjer se šteje zavarovalna doba s povečanjem;
• čas prihoda na delo in odhoda z dela;
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom;
• ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno delo, nedelja, praznik, izmensko delo);
• ure v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času;
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.

Delavca morate pisno obvestiti

Poleg vodenja evidence morate delavca pisno obvestiti o podatkih za pretekli mesec, in sicer najpozneje do konca plačilnega dne. To ni isto kot plačilna lista — gre za podatke iz evidence delovnega časa. V praksi ju izročite skupaj.

Kako dolgo se hrani

Dokumenti, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti arhiv prevzame pravni naslednik, če ga ni, pa Arhiv Republike Slovenije. Evidence torej ni mogoče »počistiti« po nekaj letih.

Globe

Za delodajalca, ki evidence ne vodi pravilno ali delavca ne obvesti, so predpisane globe od 1.500 do 20.000 EUR, za manjše delodajalce od 300 do 8.000 EUR in za posameznika delodajalca od 150 do 1.200 EUR. Delodajalec, ki je bil pravnomočno kaznovan zaradi kršitev glede delovnega časa, mora evidenco dve leti voditi izključno elektronsko.

V Mojem računu je evidenca brezplačna

Ker gre za zakonsko obveznost vsakega delodajalca in ne za dodatno ugodnost, sta evidenca delovnega časa in evidenca zaposlenih v Mojem računu brezplačni — tudi brez naročnine na obračun plač. Mesec vnesete v preglednici: kliknete »Izpolni delovne dni« in nato popravite le dneve, ki odstopajo. Cel mesec se shrani v enem koraku.

Plačljiv je šele obračun plač, ki iz teh ur izračuna plačo ter pripravi plačilno listo, REK-O obrazec, plačilni nalog za banko in temeljnico.

Viri

• Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 18. in 19. člen
• Novela ZEPDSV-A, Uradni list RS, št. 50/2023 (v uporabi od 20. 11. 2023)
• Novela ZEPDSV-B, Uradni list RS, št. 24/2025 (v veljavi od 23. 4. 2025)

Preverjeno: . Podatki so informativni in se lahko spremenijo. Vsebina je informativne narave in ne nadomešča davčnega ali pravnega svetovanja .