Evidenca delovnega časa po ZEPDSV

Evidenco o izrabi delovnega časa mora voditi vsak delodajalec, tudi tisti z enim samim zaposlenim. Ni je treba nikamor pošiljati, mora pa biti popolna, ažurna in na voljo inšpektorju. Ker je bil zakon v zadnjih letih dvakrat spremenjen, spodaj povzemamo, kaj velja danes.

Kateri zakon to ureja

Področje ureja Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Novela ZEPDSV-A (Uradni list RS, št. 50/2023) je uvedla pet dodatnih podatkov in se uporablja od 20. novembra 2023. Sledila ji je novela ZEPDSV-B (Uradni list RS, št. 24/2025), veljavna od 23. aprila 2025: s seznama je črtala izrabo odmora, zato je podatkov zdaj enajst, podatke o posebnih pogojih dela in tekoči seštevek ur dovolila vpisovati mesečno, poslovodne osebe pa izvzela iz evidence o izrabi delovnega časa. Če ste navodila brali ob uveljavitvi prve novele, jih je smiselno preveriti znova — velik del zapisov na spletu opisuje samo stanje iz leta 2023.

Kaj morate vpisovati vsak dan

18. člen ZEPDSV našteva enajst podatkov, ki jih je treba za vsakega delavca vpisovati dnevno — le posebne pogoje dela in tekoči seštevek ur lahko vpisujete mesečno. Poleg števila ur so to:

• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim in s krajšim delovnim časom, z oznako vrste opravljenega delovnega časa;
• opravljene ure v času nadurnega dela;
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo v breme delodajalca, z oznako vrste nadomestila;
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo v breme drugih organizacij (na primer ZZZS), z oznako vrste nadomestila;
• neopravljene ure, za katere se nadomestilo ne prejema;
• ure na delovnih mestih, kjer se šteje zavarovalna doba s povečanjem ali je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa;
• čas prihoda na delo in odhoda z dela;
• ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, izmensko in praznično delo ter delo v deljenem delovnem času);
• ure v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času;
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.

Delavca morate pisno obvestiti

Poleg vodenja evidence morate delavca pisno obvestiti o podatkih za pretekli mesec, in sicer najpozneje do konca plačilnega dne. To ni isto kot plačilna lista — gre za podatke iz evidence delovnega časa. V praksi ju izročite skupaj. Obvestilo lahko pošljete tudi po elektronski pošti na naslov, ki ga delavcu zagotavljate ali ki ste ga dogovorili, šteje pa tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence. Delavec lahko poleg tega enkrat tedensko zahteva, da ga s podatki pisno seznanite (19. člen, četrti odstavek).

Kje in kako dolgo se hrani

Evidenco in dokumentacijo, na podlagi katere vpisujete podatke, morate hraniti na sedežu ali na kraju, kjer delavec opravlja delo (19. člen, peti odstavek) — ne zgolj pri računovodskem servisu. Ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi, se dokumenti s podatki iz njegove evidence hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa (drugi odstavek). Ob prenehanju dejavnosti arhiv prevzame pravni naslednik, če ga ni, pa Arhiv Republike Slovenije. Evidence torej ni mogoče »počistiti« po nekaj letih.

Globe

Za delodajalca, ki evidence ne vodi, ne hrani ali ne posodablja pravilno, vanjo vpiše neresnične ali nepopolne podatke ali delavca ne obvesti, so predpisane globe od 1.500 do 20.000 EUR, za manjše delodajalce od 300 do 8.000 EUR, za posameznika delodajalca od 150 do 1.200 EUR, za odgovorno osebo pa od 150 do 2.000 EUR (23. člen).

Delodajalec, ki je bil pravnomočno kaznovan zaradi prekrškov pri delovnem času, nočnem delu, odmorih in počitkih (217.a člen ZDR-1) ali pri vodenju evidenc (23. člen ZEPDSV), mora evidenco o izrabi delovnega časa dve leti voditi elektronsko. Začeti mora v treh mesecih od pravnomočnosti, vsaka naknadna sprememba podatka pa mora vsebovati razlog in čas spremembe (19.a člen). Elektronsko vodenje lahko predlaga tudi sindikat, kjer ga ni, pa svet delavcev ali delavski zaupnik: delodajalec se mora do predloga opredeliti v 30 dneh, zavrnitev pisno utemeljiti in o njej obvestiti inšpektorat za delo (19.b člen). Za kršitve teh dveh členov so globe višje — od 3.000 do 20.000 EUR, za manjše delodajalce od 1.500 do 8.000 EUR (23.a člen). Sicer je način vodenja evidence prost: papir, preglednica ali aplikacija.

V Mojem računu je evidenca brezplačna

Ker gre za zakonsko obveznost vsakega delodajalca in ne za dodatno ugodnost, sta evidenca delovnega časa in evidenca zaposlenih v Mojem računu brezplačni — tudi brez naročnine na obračun plač. Podatke vpisujete sproti, vsak dan, kot zahteva 18. člen (mesečno smete vpisati le ure v posebnih pogojih dela in tekoči seštevek ur). Ministrstvo za delo poudarja, da je nedopustno šele ob koncu meseca odločati, kaj so bile nadure ali višek ur. Gumb »Izpolni delovne dni« izpolni delovnike do današnjega dne, nikoli vnaprej, podatke pa dan za dnem potrdite oziroma popravite in shranite. Evidenca ima stolpce za vseh enajst podatkov — tudi za deljeni delovni čas in za ure z zavarovalno dobo s povečanjem oziroma obveznim dodatnim pokojninskim zavarovanjem z vrsto statusa.

Plačljiv je šele obračun plač, ki iz teh ur izračuna plačo ter pripravi plačilno listo, REK-O obrazec, plačilni nalog za banko in temeljnico.

Raje vodite evidenco v Excelu? Na voljo je brezplačna predloga za evidenco delovnega časa z vsemi enajstimi podatki, prazniki, seštevki ur in listom za spremembe.

Viri

• Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 18., 19., 19.a, 19.b, 23. in 23.a člen (neuradno prečiščeno besedilo NPB 2)
• MDDSZ, Novosti glede beleženja izrabe delovnega časa na podlagi novele ZEPDSV-B (23. 4. 2025)
• Novela ZEPDSV-A, Uradni list RS, št. 50/2023 (v uporabi od 20. 11. 2023)
• Novela ZEPDSV-B, Uradni list RS, št. 24/2025 z dne 8. 4. 2025, 2. in 3. člen (v veljavi od 23. 4. 2025)

Preverjeno: . Podatki so informativni in se lahko spremenijo. Vsebina je informativne narave in ne nadomešča davčnega ali pravnega svetovanja .