Blagajna in dnevni zaključek

Modul Blagajna pokriva gotovinski del poslovanja: odprete dan, ob koncu preštejete denar v predalu in ga primerjate s prometom, ki ga je aplikacija tisti dan zabeležila, vmes pa vodite blagajniške prejemke in izdatke. Vse skupaj je brezplačno in neomejeno — ni dodatek in ga ni treba kupiti.

Blagajna je vedno v meniju

Modula ni treba vklapljati in ga ni mogoče skriti. Razdelek Blagajna — Prodaja, Mize (ko narišete tloris) in Dnevni zaključek — je v meniju vedno. Dnevni zaključek in blagajniški dnevnik delujeta takoj. Prodajo dejansko ustavi le, če manjka eno od treh: poslovni prostor, prijavljen pri FURS, oznaka elektronske naprave ali vaša davčna številka — takrat se Prodaja ne odpre in vas s povezavo pošlje v Nastavitve. Izklopljeno davčno potrjevanje ni ovira: Prodaja se odpre, opozorilo potrdite enkrat na sejo, računi pa se izdajajo brez davčne potrditve, dokler potrjevanja ne vklopite. Tudi manjkajoče digitalno potrdilo (pri vklopljenem potrjevanju) je le opozorilo: računi se izdajo in davčno potrdijo naknadno, ko potrdilo dodate v zakonskem roku.

Če gotovine ne sprejemate, razdelek preprosto pustite pri miru — ničesar vam ni treba storiti.

Prodaja (POS) — blagajna za pultom

Prodaja je zaslon na celo stran, brez menija: blagajničar na njem dela celo izmeno. Odprete ga v meniju Blagajna → Prodaja ali z gumbom Nova prodaja; puščica v levem kotu vas pelje nazaj.

Kako izdate račun

• Artikli — dotik ploščice, iskanje ali črtna koda (bralnik ali kamera telefona). Količino, popust in opombo urejate v košarici; prodajo lahko shranite za pozneje.
• Kupec — privzeto anonimen. Za poslovnega kupca ga z gumbom Dodaj kupca izberete iz šifranta in račun dobi njegov naziv, naslov in davčno številko.
• Plačilo — izberete, kako je kupec plačal: Točno, bankovec, Gotovina, Kartica, Darilni bon, Dobroimetje ali TRR. Vsak gumb zabeleži celoten preostali znesek; pri gotovini aplikacija pokaže prejeto in vračilo. Izdaj račun se odklene, ko je plačilo zabeleženo, zato je račun iz Prodaje ob izdaji vedno plačan — za račun, ki bo plačan pozneje, uporabite Računi → Nov račun. Napitnina se vpiše zraven in ni del računa.
• Izdaj račun — nastane običajen račun z zaporedno številko in, če je davčno potrjevanje vklopljeno, z davčno potrditvijo (ZOI, EOR). Preden se blagajna odpre, aplikacija preveri nastavitve: manjkajoč poslovni prostor, oznaka naprave ali davčna številka jo ustavijo, izklopljeno potrjevanje in manjkajoče digitalno potrdilo pa sta le opozorili.

Tiskanje in zadnje prodaje

• Račun se natisne na termalni tiskalnik: neposredno iz aplikacije prek Bluetootha (na iPhonu le tiskalnik Bluetooth LE), prek Bluetootha v brskalniku (Chrome, Edge) ali prek dialoga za tiskanje kot PDF. Omrežni (IP) tiskalnik je na voljo za bone za kuhinjo ali šank. V aplikaciji na telefonu brez nastavljenega tiskalnika se po prodaji nič ne natisne samo od sebe — račun odprete kot PDF ali ga kupcu pošljete po e-pošti. Širino traku in kodno stran nastavite v Nastavitvah tiskalnika; privzeta kodna stran CP852 deluje na veliki večini tiskalnikov — s preizkusnim izpisom preverite šumnike.
• PDF računa je na voljo vedno, tudi brez tiskalnika. Pod ikono računa v vrstici zgoraj so Zadnje prodaje: ponovni izpis, PDF, pošiljanje po e-pošti in pot do storna.
• Format računa na blagajni (80, 58 ali 44 mm ali A4) nastavite v Nastavitve → Nastavitve računov (»Format računa na blagajni (Prodaja)«), neodvisno od računov, ki jih pošiljate po e-pošti.

Tablica za pultom

• Ta naprava je blagajna — v Nastavitvah tiskalnika; aplikacija se na tej napravi ob zagonu odpre naravnost v Prodajo.
• PIN (4–6 številk) zaklene zaslon ob nedejavnosti (privzeto po 3 minutah), ob vrnitvi v aplikacijo in z gumbom ključavnice; na napravi, ki je blagajna, je za PIN-om tudi pot v pisarno. Pozabljen PIN: odjava in odstranitev kot lastnik.
• Bližnjice — dolg pritisk na ikono mobilne aplikacije (Nova prodaja, Mize); na Androidu in namizju bližnjice spletne aplikacije. Napravo na aplikacijo zaklenete z vodenim dostopom (iPad) ali pripenjanjem zaslona (Android).
• Boni za kuhinjo ali šank — v Nastavitvah tiskalnika izberete, kam gre bon: na tiskalnik računov ali na omrežni tiskalnik po naslovu IP. Bon ima količine, artikle in opombe, brez cen.

Dodatki in različice

Pri produktu nastavite skupine vprašanj (Velikost: mala / velika +0,50 €; Dodatki: brez sladkorja, sirup +0,30 €). Ob dotiku ploščice blagajna vprašanja postavi, izbira se zapiše v naziv postavke, doplačilo v ceno; opomba (»brez ledu«) gre na bon v kuhinjo, ne kupcu.

Mize — gostinstvo

Mize so tloris lokala z odprtimi naročili po mizah. V meniju se pojavijo, ko narišete tloris (Nastavi tloris: prostori, mize, razporeditev). Vsaka odprta miza je odprt račun, ki ga na koncu plačate na blagajni.

• Dotik mize odpre naročilo; če ne naročite ničesar, se miza ob zaprtju spet sprosti. Hitri račun je naročilo brez mize (gost pri šanku) in nosi svojo številko.
• Naročilo dodate z gumbom Dodaj artikle: odpre se Prodaja v načinu za mizo, z gumbom Na mizo pošljete rundo na naročilo in se vrnete na tloris. Vsaka runda natisne bon za kuhinjo, če je nastavljen.
• Barve: siva miza je prosta, zelena ima odprto naročilo, rdeča z oznako Na blagajni je v plačevanju. Na kartici vidite število gostov, koliko časa je miza odprta in znesek.
• Dejanja: sprememba količine, storno postavke z obveznim razlogom (storno ostane viden), prestavi, združi, razdeli — enako na N delov ali po postavkah (»on plača zrezek«) — zapri prazno mizo; odpis cele mize z razlogom je dejanje vodje.
• Plačaj preda naročilo blagajni, kjer ga zaključite kot vsako prodajo. Miza je medtem rezervirana največ deset minut; pomoto prekličete z Prekliči plačilo na tlorisu ali na blagajni.
• Nedejavnost: po nastavljenem času nedejavnosti (privzeto 3 minute) se blagajna iz naročila za mizo vrne na tloris, nedokončana runda pa ostane shranjena na napravi; tloris zapre odprta okna. Odprta naročila na mizah ostanejo nespremenjena. Če je nastavljen PIN, se zaslon nato zaklene.

Odpiranje in zaključevanje dne

Zavihek ZAKLJUČKI vodi en dan naenkrat.

• • Odpri dan — vpišete začetno stanje, torej menjalni denar, s katerim začnete. Datum poslovnega dne se ob odprtju zamrzne, tako da poznejša sprememba ure ali časovnega pasu ne premakne okna.
• • Med dnem aplikacija sešteva promet iz izdanih dokumentov. Merodajen je vedno skupni znesek računa; načini plačila ga samo razdelijo, zato delno plačilo, dobropis ali poračunan avans ne podvojijo prometa.
• • Zaključi dan — gotovino preštejete po apoenih (aplikacija sešteje sama) ali vpišete skupni znesek, če vam je tako hitreje.

Razlika in razlog zanjo

Pred zaključkom vidite tri številke: Pričakovano (kar bi po dokumentih moralo biti v predalu), Prešteto (kar ste dejansko našteli) in Razliko. Kadar razlika ni nič, izberete razlog — Manjko, Višek, Menjalni denar, Napaka pri vnosu ali Drugo — in po želji dodate opombo.

Razlike ni treba skriti in je ni mogoče izbrisati. Ravno zapisan razlog je tisto, kar pozneje loči napako pri vnosu od resničnega manjka.

Kaj prepreči zaključek

Pred zaključkom aplikacija preveri promet in vas po potrebi opozori. Zaključek dejansko ustavi le prva spodnja točka; vsako od ostalih potrdite z eno kljukico »Razumem in nadaljujem« in dan zaključite, ko so vse potrjene:

• • Promet po načinih plačila se ne ujema s prometom po davčnih stopnjah. Edina ovira, ki zaključek ustavi — redka notranja nedoslednost v podatkih, ki jo razreši podpora.
• • Za del prometa ni določenega načina plačila. Dopolnite ga na dokumentu ali opozorilo potrdite.
• • Nekateri računi še niso davčno potrjeni. Počakajte na potrditev ali razrešite napako pri potrjevanju; ali opozorilo potrdite.
• • Račun v tuji valuti nima shranjenih zneskov v EUR. Preverite ga s podporo; ali opozorilo potrdite.
• • Gotovinska transakcija presega 5.000 EUR. Posamezna prodaja ali blagajniški dokument presega mejo iz 74. člena ZPPDFT-2. Popravka ni — opozorilo potrdite, listina transakcijo zabeleži.

Aplikacija posebej opozori tudi na naknadno izdane račune — dokumente z datumom izdaje znotraj že zaključenega dne. Zaključka tekočega dne to ne ovira; tisti pretekli dan popravite, da jih zajamete.

Blagajniški dnevnik (BP in BI)

Zavihek BLAGAJNIŠKI DNEVNIK vodi gotovino, ki se v blagajni giblje mimo računov: blagajniški prejemek (BP) in blagajniški izdatek (BI). Imata svoje zaporedno številčenje in obstajata neodvisno od zaključkov — dokument lahko napišete tudi na dan, ki še ni odprt.

• • Tipični nameni: Dvig s TRR, Dnevni iztržek, Polog na TRR, Plačilo računa, Izplačilo.
• • Vsak dokument nosi vplačnika oziroma prejemnika in znesek; PDF lahko natisnete ali priložite h knjigam.
• • Omejitev 420 EUR za blagajniški izdatek (BI) velja vedno, saj ste plačnik vi kot podjetje; za blagajniški prejemek (BP) pa takrat, ko nasprotno stranko označite kot pravno osebo. Gotovinsko plačilo pravne osebe nad 420 EUR ni dovoljeno (36. člen ZDavP-2, 23.a člen Pravilnika o izvajanju ZDavP-2), računa pa ni dovoljeno drobiti na manjše zneske.
• • Omejitev 5.000 EUR velja ne glede na vrsto stranke (74. člen ZPPDFT-2): gotovine nad 5.000 EUR za posamezno prodajo ali storitev ni dovoljeno sprejeti niti izplačati, tudi ne razdeljene na več povezanih plačil. Meja velja za posamezno transakcijo, ne za dnevni seštevek; ob zaključku dne vas aplikacija na tako transakcijo opozori.
• • Blagajniškega maksimuma in roka za polog gotovine predpisi ne določajo več; z njima nekatera podjetja upravljajo interno, obveznost pa ne obstaja.

Popravek zaključenega dne

Zaključenega dne ni mogoče urediti ali izbrisati. Popravek nastane kot nova revizija, ki se sklicuje na prejšnjo, tako da ostane vidno, kaj je bilo popravljeno in kdaj. Vsak zaključek nosi kontrolno vsoto prejšnjega, zato so dnevi povezani v verigo in je poznejše spreminjanje zapisa opazno. Popravek verige ne prekine in poznejših dni ne spremeni — vsak dan se izračuna iz svojih računov in svojega začetnega stanja. Enako velja za blagajniške dokumente: napačnega ne izbrišete, ampak ga stornirate z nasprotnim.

Kdo sme kaj

Blagajno lahko prepustite osebi z vlogo blagajničar: ta sme odpirati in zaključevati dan, pisati blagajniške prejemke in izdatke, prodajati na blagajni in streči mize, ne vidi pa statistik in plač. Popravek zaključenega dne, storno blagajniškega dokumenta, odpiranje predala brez prodaje, odpis cele mize in urejanje tlorisa ostanejo pri lastniku ali skrbniku. Vloge in posamezna dovoljenja so opisana v dodatnih dostopih.

Pravna podlaga

Dolžnost voditi dnevni iztržek ne izhaja iz predpisov o davčnem potrjevanju, ampak iz zahteve, da so poslovne knjige popolne in dokazljive:

• • 54. člen ZGD-1 — vodenje poslovnih knjig in sestavljanje letnih poročil.
• • SRS 7 (Slovenski računovodski standardi) in PSR 1 ter PSR 2.17 (Pravila skrbnega računovodenja) — denarna sredstva in knjigovodske listine.
• • 31. in 38. člen ZDavP-2 — hramba dokumentacije in vodenje evidenc za davčne namene.
• • 85. člen ZDDV-1 — obveznost vodenja knjigovodstva, ki omogoča pravilno obračunavanje DDV.

Navedeno je splošna informacija in ne nadomešča nasveta računovodje. Katere listine potrebuje prav vaša dejavnost, presodi vaš računovodja.