Blagajna in dnevni zaključek

Odprite dan, preštejte denar, zaključite — brezplačno in neomejeno

Modul Blagajna pokriva gotovinski del poslovanja: odprete dan, ob koncu preštejete denar v predalu in ga primerjate s prometom, ki ga je aplikacija tisti dan zabeležila, vmes pa vodite blagajniške prejemke in izdatke. Vse skupaj je brezplačno in neomejeno — ni dodatek in ga ni treba kupiti.

Dnevni zaključek se ne pošilja na FURS. Ne Zakon o davčnem potrjevanju računov ne Pravilnik o zahtevah za računalniške programe in elektronske naprave ne zahtevata, da bi davčnemu organu poročali dnevni seštevek. Na FURS gredo posamezni računi ob izdaji. Dnevni zaključek je interna knjigovodska listina — dnevni iztržek, ki ga potrebujejo vaše poslovne knjige — in ga hranite pri sebi.

Kdaj se blagajna prikaže

Modula ni treba vklapljati. V meniju Dokumenti se pojavi sam, ko aplikacija zazna, da poslujete z gotovino — ker ste vklopili davčno potrjevanje, ker ste izbrali blagajniški (POS) izpis računa ali ker je bil vsaj en račun plačan z gotovino. Enkrat zaznano gotovinsko poslovanje ostane zaznano: miren mesec ne sme skriti že zaključenih dni.

Če gotovine ne sprejemate, modula ne boste videli in vam ni treba storiti ničesar.

Odpiranje in zaključevanje dne

Zavihek ZAKLJUČKI vodi en dan naenkrat.

• Odpri dan — vpišete začetno stanje, torej menjalni denar, s katerim začnete. Datum poslovnega dne se ob odprtju zamrzne, tako da poznejša sprememba ure ali časovnega pasu ne premakne okna.
• Med dnem aplikacija sešteva promet iz izdanih dokumentov. Merodajen je vedno skupni znesek računa; načini plačila ga samo razdelijo, zato delno plačilo, dobropis ali poračunan avans ne podvojijo prometa.
• Zaključi dan — gotovino preštejete po apoenih (aplikacija sešteje sama) ali vpišete skupni znesek, če vam je tako hitreje.

Razlika in razlog zanjo

Pred zaključkom vidite tri številke: Pričakovano (kar bi po dokumentih moralo biti v predalu), Prešteto (kar ste dejansko našteli) in Razliko. Kadar razlika ni nič, izberete razlog — Manjko, Višek, Menjalni denar, Napaka pri vnosu ali Drugo — in po želji dodate opombo.

Razlike ni treba skriti in je ni mogoče izbrisati. Ravno zapisan razlog je tisto, kar pozneje loči napako pri vnosu od resničnega manjka.

Kaj prepreči zaključek

Dan se ne zaključi, dokler se podatki ne ujemajo. Aplikacija pove, kaj je narobe:

• Promet po načinih plačila se ne ujema s prometom po davčnih stopnjah. Nekje manjka razdelitev plačila.
• Za del prometa ni določenega načina plačila. Dopolnite ga na dokumentu.
• Nekateri računi še niso davčno potrjeni. Počakajte na potrditev ali razrešite napako pri potrjevanju.
• Račun v tuji valuti nima shranjenih zneskov v EUR. Brez njih dan ne more biti sešteven.

Aplikacija posebej opozori tudi na naknadno izdane račune — dokumente z datumom izdaje znotraj že zaključenega dne. Take dneve popravite, da jih zajamete.

Blagajniški dnevnik (BP in BI)

Zavihek BLAGAJNIŠKI DNEVNIK vodi gotovino, ki se v blagajni giblje mimo računov: blagajniški prejemek (BP) in blagajniški izdatek (BI). Imata svoje zaporedno številčenje in obstajata neodvisno od zaključkov — dokument lahko napišete tudi na dan, ki še ni odprt.

• Tipični nameni: Dvig s TRR, Dnevni iztržek, Polog na TRR, Plačilo računa, Izplačilo.
• Vsak dokument nosi vplačnika oziroma prejemnika in znesek; PDF lahko natisnete ali priložite h knjigam.
• Če označite, da je nasprotna stranka pravna oseba, aplikacija opozori na omejitev gotovinskega poslovanja: gotovinsko plačilo pravne osebe nad 420 € ni dovoljeno (36. člen ZDavP-2, 23.a člen Pravilnika o izvajanju ZDavP-2), računa pa ni dovoljeno drobiti na manjše zneske.
• Blagajniškega maksimuma in roka za polog gotovine predpisi ne določajo več; z njima nekatera podjetja upravljajo interno, obveznost pa ne obstaja.

Popravek zaključenega dne

Zaključenega dne ni mogoče urediti ali izbrisati. Popravek nastane kot nova revizija, ki se sklicuje na prejšnjo, tako da ostane vidno, kaj je bilo popravljeno in kdaj. Dnevi so med seboj povezani, zato popravek enega dne označi tudi vse poznejše kot potrebne ponovnega pregleda. Enako velja za blagajniške dokumente: napačnega ne izbrišete, ampak ga stornirate z nasprotnim.

Kdo sme kaj

Blagajno lahko prepustite osebi z vlogo blagajničar: ta sme odpirati in zaključevati dan ter pisati blagajniške prejemke in izdatke, ne vidi pa statistik in plač. Popravek zaključenega dne in storno blagajniškega dokumenta ostaneta pri lastniku ali skrbniku. Vloge in posamezna dovoljenja so opisana v dodatnih dostopih.

Pravna podlaga

Dolžnost voditi dnevni iztržek ne izhaja iz predpisov o davčnem potrjevanju, ampak iz zahteve, da so poslovne knjige popolne in dokazljive:

• 54. člen ZGD-1 — vodenje poslovnih knjig in sestavljanje letnih poročil.
• SRS 7 (Slovenski računovodski standardi) in PSR 1 ter PSR 2.17 (Pravila skrbnega računovodenja) — denarna sredstva in knjigovodske listine.
• 31. in 38. člen ZDavP-2 — hramba dokumentacije in vodenje evidenc za davčne namene.
• 85. člen ZDDV-1 — obveznost vodenja knjigovodstva, ki omogoča pravilno obračunavanje DDV.

Navedeno je splošna informacija in ne nadomešča nasveta računovodje. Katere listine potrebuje prav vaša dejavnost, presodi vaš računovodja.

Povezano: izdajanje računov in davčno potrjevanje, gotovinsko poslovanje in davčna blagajna ter blagajniški izpis (POS račun).