Obračun plač

Obračun plač iz evidence delovnega časa in pogodbe o zaposlitvi izračuna plačo ter pripravi štiri dokumente: plačilno listo za delavca, obrazec REK-O za eDavke, plačilni nalog SEPA za banko in temeljnico za računovodstvo. Podlaga zanj je evidenca delovnega časa, ki je brezplačna in jo mora po ZEPDSV voditi vsak delodajalec.

Kaj potrebujete pred prvim obračunom

• • Podatki podjetja — naziv, naslov, davčna in matična številka ter TRR. Plačilna lista je verodostojna listina po 135. členu ZDR-1 in mora izkazovati delodajalca, zato obračuna brez teh podatkov ni mogoče zaključiti.
• • Delavec na plačilni listi — z osebno davčno številko, EMŠO in TRR. Ti se poročajo na REK-O in uporabijo za nakazilo. Na isti kartici sta stikali za olajšave (glavni delodajalec, izjava delavca) ter e-naslov, soglasje in geslo za pošiljanje plačilne liste po e-pošti.
• • Aktivna pogodba o zaposlitvi, ki pokriva obračunsko obdobje — z bruto plačo, deležem delovnega časa, dodatkom za delovno dobo in povračili za prehrano in prevoz. Pogodbo lahko naložite kot dokument in jo AI prebere v osnutek, ki ga pred aktivacijo pregledate.
• • Izpolnjena evidenca ur za mesec, ki ga obračunavate.

Potek obračuna

Obračun odprete za obdobje (mesec, za katerega se plača izplača) in datum izplačila. Datum izplačila ni formalnost: določa, katere prispevne stopnje in katera dohodninska lestvica se uporabijo, zato se plača za januar, izplačana februarja, obračuna po februarskih pravilih.

Nato obračun izračunate — dokler je osnutek, ga lahko poljubnokrat popravite in znova izračunate. Kdor je izpuščen, je izpisan skupaj z razlogom (ni na plačilni listi, pogodba je osnutek, pogodba ne pokriva obdobja …), da ni treba ugibati. Vsaka vrstica nosi oznako uporabljene olajšave; ko jo razprete, vidite prehrano, prevoz in dodatek za delovno dobo z virom vsake vrednosti. Ko so številke prave, obračun zaključite: dobi zaporedno številko, dnevi v evidenci se zaklenejo in dokumenti postanejo na voljo.

Štirje dokumenti

Zakonske osnove

Dohodninske lestvice, prispevnih stopenj, minimalne plače, najnižje osnove za prispevke, obveznega zdravstvenega prispevka in neobdavčenih povračil ne vnašate sami. Vzdržujemo jih centralno; vsaka vrednost je vezana na uradni vir in na točno določeno obdobje — tudi tisto, ki se začne 1. marca. Če za neko obdobje vrednosti še nimamo, obračun to pove in ga ni mogoče izdelati; raje odklonimo, kot da bi ugibali.

Parametri za leto 2026 s praktičnim izračunom so v vodniku Obračun plače 2026.

Splošna olajšava in glavni delodajalec

Akontacijo dohodnine od plače obračuna delodajalec po 127. členu ZDoh-2. Glavni delodajalec — tisti, pri katerem delavec prejema pretežni del dohodka iz zaposlitve — jo izračuna po mesečni lestvici (letna lestvica, deljena z dvanajst) in upošteva eno dvanajstino olajšav: splošne, za vzdrževane družinske člane in osebnih (2. odstavek). Delodajalec, ki ni glavni, olajšav ne upošteva in odtegne 25 % davčne osnove (6. odstavek).

Splošna olajšava za leto 2026 znaša 462,66 € na mesec (5.551,93 € na leto). Pri letnem dohodku do 17.766,18 € se prizna povečana splošna olajšava po enačbi 5.551,93 + (20.832,39 − 1,17259 × dohodek); v mesečnem obračunu 462,66 + (1.736,03 − 1,17259 × bruto), dokler bruto ne preseže 1.480,51 € (Pravilnik o določitvi usklajenih zneskov olajšav, Ur. l. RS 104/2025). Vse te vrednosti vidite v Plače → Nastavitve.

• • Stikalo »Glavni delodajalec« na kartici zaposlenega je privzeto vklopljeno. Če ga izklopite, obračun uporabi 25 % brez olajšav; plačilna lista izpiše podlago.
• • Izjava delavca. Delavec lahko glavnemu delodajalcu pisno sporoči, naj povečane splošne olajšave ne upošteva (3. odstavek 127. člena). To je smiselno, kadar ima še druge dohodke — pri letni odmeri bi se olajšava sicer poračunala in bi moral dohodnino doplačati. Uradnega obrazca ni; izjava velja do preklica. V aplikaciji vklopite »Izjava: ne uveljavlja povečane splošne olajšave« in vpišite datum izjave; obračun upošteva osnovno olajšavo, plačilna lista pa izpiše podlago z datumom.
• • Po spremembi ponovno izračunajte odprti obračun. Vrstica pokaže oznako uporabljene olajšave in povezavo na kartico zaposlenega; zaključenega obračuna sprememba ne spremeni.

Primer: bruto plača 1.154,29 €, rezident, brez vzdrževanih članov.

Davčna osnova je bruto plača, zmanjšana za prispevke delavca in obvezni zdravstveni prispevek; v tem primeru so prispevki obračunani od najnižje osnove za prispevke, ker je bruto pod njo. Kdaj se izjava splača in kako jo delavec napiše: Povečana splošna olajšava: izjava delavca.

Povračila stroškov: prehrana in prevoz

Povračilo stroškov prehrane med delom in prevoza na delo ni plača. Do zneskov iz Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja se ne všteva v davčno osnovo (44. člen ZDoh-2) in ne v osnovo za prispevke, zato ga obračun nikoli ne prišteje k bruto I. Kar izplačate nad temi zneski, je dohodek iz delovnega razmerja: obračun presežek samodejno obdavči in od njega obračuna prispevke.

• • Kje vnesete. V pogodbi o zaposlitvi, skupina Povračila stroškov: »Prehrana na dan« in »Prevoz: kilometrina ali mesečna vozovnica« (z zneskom vozovnice). Razdalja za kilometrino je na kartici zaposlenega, dnevi prisotnosti izhajajo iz evidence ur.
• • Vrstni red. Pogodba > privzeta vrednost podjetja (Plače → Nastavitve) > neobdavčeni znesek iz Uredbe. Če pogodba zneska prehrane ne določa, velja privzeta vrednost podjetja, brez nje pa znesek iz Uredbe; vrstica obračuna pove, kateri vir je bil uporabljen.
• • Ne med dodatke. Dodatek k plači, poimenovan prehrana, malica, prevoz, vozovnica, regres, dnevnica ali kilometrina, pogodba zavrne in vas napoti v pravo polje — regres obračunate v ločenem obračunu, dnevnice in kilometrino službenih poti pa v potnih nalogih. Tako se isti znesek ne izplača dvakrat in se ne obdavči po nepotrebnem. Če pogodbo prebere umetna inteligenca, te vrstice sama preusmeri v namenska polja.
• • Krajši delovni čas. Povračila se ne zmanjšujejo sorazmerno z deležem zaposlitve — štejejo dnevi prisotnosti.

Dodatek za delovno dobo

Višino dodatka za delovno dobo določa kolektivna pogodba na ravni dejavnosti (129. člen ZDR-1), praviloma kot odstotek osnovne plače za vsako dopolnjeno leto delovne dobe. Obračun ga izračuna kot odstotek na leto × dopolnjena leta × osnovna plača. Odstotek vnesete v pogodbo; če ga pogodba ne določa, velja privzeta vrednost podjetja iz Plače → Nastavitve (pogodba z izrecno vpisano ničlo dodatka ne izplača). Leta se štejejo od datuma začetka delovne dobe v pogodbi do zadnjega dne obračunskega meseca.

Plačilna lista izpiše izračun, na primer »Dodatek za delovno dobo (0,50 % × 12 let = 6,00 %)«, da ga delavec lahko preveri s svojo kolektivno pogodbo — plačilna lista je po 135. členu ZDR-1 pisni obračun, ki mora biti preverljiv.

Plačilne liste po e-pošti

Iz zaključenega obračuna pošljete plačilne liste delavcem po e-pošti — posamezno ali vsem hkrati. Priloga je PDF, zaščiten z geslom zaposlenega, ki ga nastavite na njegovi kartici in izročite po ločeni poti; geslo nikoli ne potuje v istem sporočilu. Na kartici zaposlenega vnesete e-naslov in soglasje, v Plače → Nastavitve pa lahko sporočilu priložite še izpis evidence ur po 19. členu ZEPDSV. Kako je to skladno z mnenji Informacijskega pooblaščenca, kako izročite geslo in kako uredite predlogo sporočila: Plačilne liste po e-pošti.

Popravek in storno

Zaključen obračun se ne ureja. Popravek je storno in nov obračun — enako kot pri računu, in iz istega razloga: plačilna lista je listina, ki je bila izdana, zato se je za nazaj ne prepisuje. Ob stornu se dnevi v evidenci odklenejo, da lahko pripravite popravljen obračun. Ponovna izdaja plačilne liste za isti mesec in istega delavca se ne zaračuna dvakrat.

Cena

14,99 € / mesec, vključenih 10 obračunov na mesec, nato 1,49 € na dodatni obračun. Evidenca delovnega časa ostaja brezplačna.

Pogosta vprašanja