Evidenca delovnega časa — brezplačna predloga

Excelova tabela z vsemi podatki, ki jih zahteva ZEPDSV: dnevni vnos, prazniki, seštevki ur in dnevnik sprememb. Brez registracije.

Prenesite predlogo

Ena datoteka za enega delavca in eno leto: dvanajst mesečnih listov z datumi in dnevi v tednu, letni seštevek ur in list za spremembe. Leto spremenite na listu »Podatki« in datumi se preračunajo sami.

Prenesi predlogo (Excel)

Kaj predloga beleži

18. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) našteva enajst podatkov, ki jih mora evidenca vsebovati za vsakega delavca. Stolpci predloge so isti, kot jih ima evidenca v aplikaciji Moj Račun, in pod vsakim naslovom piše, kateri točki zakona pripada.

Točka Kaj zahteva zakon Stolpec v predlogi
1. podatke o številu ur Redne ure, Nadure, Odsotnost — breme delodajalca, Odsotnost — breme drugih, Odsotnost — brez nadomestila
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa Redne ure, vrsta delovnega časa (polni ali krajši) na listu »Podatki«
3. opravljene ure v času nadurnega dela Nadure
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila Odsotnost — breme delodajalca, vrsta nadomestila v stolpcu »Vrsta dneva« in »Razlog odsotnosti«
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila Odsotnost — breme drugih, vrsta nadomestila v stolpcu »Vrsta dneva« in »Razlog odsotnosti«
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače Odsotnost — brez nadomestila
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa Ure z zavarovalno dobo s povečanjem ali ODPZ, vrsta statusa na listu »Podatki«
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela Prihod, Odhod
9. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo) Nočne ure, Nedeljske ure, Praznične ure, Izmensko delo, Deljeni delovni čas
10. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času Neenakomerni delovni čas
11. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa Opravljene ure v tednu (tekoči seštevek), vrstica SKUPAJ v mesecu, list »Leto skupaj«

Predloga ima še stolpec za odmor v minutah. Izrabe odmora od novele ZEPDSV-B ni več treba vpisovati — odmor pa morate delavcu še vedno zagotoviti —, zato ga lahko beležite naprej ali stolpec pustite prazen.

Kako jo izpolnjujete

  1. Na listu »Podatki« vpišite delodajalca, delavca, njegov EMŠO, leto, vrsto delovnega časa (polni ali krajši) in — če velja — status delovnega mesta. Za vsakega delavca shranite svojo kopijo datoteke.
  2. Vsak dan na listu meseca izberite vrsto dneva, vpišite čas prihoda in odhoda ter ure po vrstah. Sobote, nedelje in prazniki so obarvani.
  3. Ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, praznično, izmensko delo in delo v deljenem delovnem času) lahko vpišete tudi enkrat na mesec. Ure deljenega delovnega časa vpišite v stolpec »Deljeni delovni čas«, oba dela dneva, na primer 7.00–11.00 in 15.00–19.00, pa zapišite v stolpec »Opomba«.
  4. Tekoči seštevek ur v tednu, vrstica SKUPAJ in list »Leto skupaj« se izračunajo sami.
  5. Delavca o podatkih za pretekli mesec pisno obvestite najpozneje do konca plačilnega dne — natisnite ali pošljite mu list meseca.
  6. Če podatek pozneje popravite, na listu »Spremembe« zapišite, kdaj, kaj in zakaj ste spremenili. Pri ročni evidenci to ni obvezno, kaže pa, da je evidenca verodostojna.

Kaj zahteva zakon

  • • Kdo: vsak delodajalec, za vsakega delavca — tudi s.p. ali d.o.o. z enim samim zaposlenim, in tudi za študente, upokojence in druge, ki osebno delajo v vašem delovnem procesu. Izjema so le poslovodne osebe.
  • • Kdaj: sproti, vsak dan; posebne pogoje dela in tekoči seštevek ur lahko mesečno.
  • • Oznake: vrsta delovnega časa, vrsta nadomestila in, kjer velja, status delovnega mesta.
  • • Obvestilo delavcu: pisno, o podatkih za pretekli mesec, najpozneje do konca plačilnega dne — lahko po e-pošti.
  • • Kje in kako dolgo: na sedežu ali na kraju dela, ne pri računovodji; dokumente delavca, ki ga ne vodite več, hranite trajno.
  • • Oblika: papir, tabela ali aplikacija — po izbiri delodajalca. Elektronska evidenca je obvezna le dve leti po pravnomočni globi za kršitev evidenc ali delovnega časa (19.a člen) ali po dogovoru s sindikatom oziroma svetom delavcev (19.b); takrat mora vsaka sprememba vsebovati razlog in čas vpisa.
  • • Globe: od 1.500 do 20.000 EUR za delodajalca (za manjšega od 300 do 8.000 EUR) in od 150 do 2.000 EUR za odgovorno osebo (23. člen ZEPDSV).

Podrobneje, s spremembami zakona v zadnjih letih: Evidenca delovnega časa po ZEPDSV.

Excel ali aplikacija?

Predloga zadošča, če jo izpolnjujete vsak dan — razen če morate evidenco voditi elektronsko (19.a ali 19.b člen ZEPDSV). V aplikaciji Moj Račun je evidenca prav tako brezplačna — in tega, česar Excel ne zna sam, vam ni treba urejati na roke.

Predloga v Excelu

  • • Brezplačna, brez registracije.
  • • Ena datoteka na delavca in leto.
  • • Popravke na listu »Spremembe« vpisujete sami.
  • • Obvestilo delavcu natisnete ali pošljete sami.

Evidenca v Mojem računu

  • • Brezplačna, za neomejeno število delavcev.
  • • Vsi delavci in meseci na enem mestu, prazniki in odsotnosti vnaprej.
  • • Vsaka sprememba se zapiše sama, z razlogom in časom.
  • • Izvoz meseca v Excel, CSV ali PDF za delavca, računovodjo ali inšpektorja.
Brezplačna registracija Kako deluje evidenca v aplikaciji

Pogosta vprašanja

Ali je evidenca delovnega časa obvezna? +

Da. Evidenco o izrabi delovnega časa mora voditi vsak delodajalec za vsakega delavca, tudi če zaposluje enega samega (18. člen ZEPDSV) — in tudi za študente, upokojence in druge, ki osebno delajo v njegovem delovnem procesu. Izjema so le poslovodne osebe. Nikamor je ne pošiljate; hranite jo na sedežu ali na kraju dela in jo na zahtevo pokažete inšpektorju za delo.

Ali lahko evidenco delovnega časa vodim v Excelu? +

Lahko. Zakon obliko prepušča delodajalcu — evidenca je lahko na papirju, v tabeli ali v aplikaciji —, mora pa vsebovati vse podatke iz 18. člena ZEPDSV z oznakami in jo morate izpolnjevati sproti, vsak dan. Izjema je delodajalec, ki mora evidenco voditi elektronsko: dve leti po pravnomočni globi za kršitev evidenc ali delovnega časa (19.a člen) ali po dogovoru s sindikatom oziroma svetom delavcev (19.b člen). Pri taki evidenci mora vsaka naknadna sprememba vsebovati razlog in čas vpisa.

Katere podatke mora vsebovati evidenca delovnega časa? +

Enajst podatkov iz 18. člena ZEPDSV: število ur; opravljene ure s polnim ali krajšim delovnim časom z oznako vrste delovnega časa; nadure; neopravljene ure z nadomestilom v breme delodajalca ali v breme drugih, z oznako vrste nadomestila, in neopravljene ure brez nadomestila; ure na delovnih mestih z zavarovalno dobo s povečanjem z oznako statusa; čas prihoda in odhoda; ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, izmensko, praznično delo, deljen delovni čas); ure v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času ter tekoči seštevek ur. Izrabe odmora od novele ZEPDSV-B ni več treba vpisovati, odmor pa morate delavcu še vedno zagotoviti.

Kako pogosto moram vpisovati podatke? +

Dnevno, za vsak delovni dan. Le ure v drugih posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, praznično in izmensko delo) in tekoči seštevek ur lahko vpišete enkrat na mesec.

Ali moram delavcu dati izpis evidence? +

Da. Delavca morate o podatkih iz evidence za pretekli mesec pisno obvestiti najpozneje do konca plačilnega dne — tudi po e-pošti, na naslov, ki ga zagotovite vi ali se o njem dogovorita (19. člen ZEPDSV). Delavec ima pravico do vpogleda v evidenco. V predlogi natisnete ali pošljete list meseca; spodaj je vrstica za datum in način obvestila.

Kakšna je globa, če evidence ne vodim? +

Za pravno osebo, samostojnega podjetnika ali samostojni poklic od 1.500 do 20.000 EUR, za manjšega delodajalca od 300 do 8.000 EUR, za delodajalca posameznika od 150 do 1.200 EUR in za odgovorno osebo od 150 do 2.000 EUR (23. člen ZEPDSV). Globa je predpisana tudi, če evidenca nima vseh podatkov ali delavec ni pisno obveščen; za kršitve pri obvezni elektronski evidenci so globe višje (23.a člen).

Ali je evidenca v Mojem računu res brezplačna? +

Da, brez omejitve števila delavcev in brez naročnine. Evidenca delovnega časa in evidenca zaposlenih sta zakonska obveznost vsakega delodajalca, zato zanju ne zaračunamo ničesar; plačljiv je le obračun plač, ki iz teh ur pripravi plačilne liste in REK-O.

Preverjeno: oktober 2026. Pravne podlage: ZEPDSV (2., 18., 19., 19.a, 19.b, 23. in 23.a člen; Ur. l. RS 40/06, 50/23 in 24/25). Viri: ZEPDSV — prečiščeno besedilo (PISRS), ZEPDSV-B, Uradni list RS, št. 24/2025, Ministrstvo za delo — Novosti glede beleženja izrabe delovnega časa. Podatki so informativni in se lahko spremenijo. Vsebina je informativne narave in ne nadomešča davčnega ali pravnega svetovanja — za zavezujočo razlago se obrnite na Inšpektorat RS za delo.

Povezano branje

Evidenca delovnega časa po ZEPDSV

Kaj zahteva zakon, kdaj obvestite delavca, hramba in globe.

Evidenca v aplikaciji

Mesečna mreža, prazniki in odsotnosti, izvoz registra.

Zimski regres

Polovica minimalne plače do 18. decembra — komu in koliko.

Kalkulator plače

Iz bruto v neto in nazaj, s prispevki in stroškom delodajalca.

Podatki za obračun plač

Fond ur po mesecih, prispevki, OZP in najnižja osnova.

Obračun plač

Plačilne liste in REK-O iz evidence ur.