Dve ločeni zaporedji računov

Nekatere račune davčno potrdite, druge ne — tiste za plačilo na TRR. Zdi se povsem naravno, da tečejo v enem zaporedju: 1, 2, 3, 4, ne glede na to, kako jih stranka plača.

FURS pravi, da ne smejo. To ni podrobnost, ki bi jo bilo mogoče urediti pozneje: številke računov so že natisnjene in v rokah strank, popraviti pa jih ni mogoče. Spodaj je, kaj natanko piše, koga to zadeva in kako Moj Račun to uredi, ne da bi vam prekinil kakšno zaporedje.

Kaj piše FURS

Preberite pogoj še enkrat: »le ob pogoju, da se obe vrsti davčno potrjujeta«. Eno zaporedje za oboje torej ni prepovedano — je pa dovoljeno samo, če na FURS pošiljate vsak račun, tudi tistega za nakazilo na TRR. Če katerega koli ne potrjujete, morata biti zaporedji dve.

Drugo zaporedje ima manj zahtev, kot bi pričakovali. FURS je v pojasnilu št. 322 zapisal, da »ni treba, da to zaporedje teče po poslovnem prostoru ali po elektronski napravi« — nepotrjeni računi torej oznak prostora in naprave sploh ne potrebujejo. Mora pa biti to zaporedje samo po sebi neprekinjeno, od 1 do »n«, brez vrzeli.

Najprej: kartica ni negotovinsko plačilo

Preden štejete, koliko računov sploh imate v vsaki skupini, je vredno preveriti eno stvar, ki jo večina zmoti. Po 2. členu ZDavPR je gotovinsko poslovanje:

• plačilo z gotovino,
• plačilo s plačilno ali kreditno kartico,
• plačilo s čekom,
• in drug podoben način plačila.

Kako to reši Moj Račun

Aplikacija za vsak posamezen račun sama izbere pravo zaporedje — glede na to, ali bo ta račun davčno potrjen ali ne. Nič ni treba preklapljati:

Vsako zaporedje teče neodvisno: izdate potrjen račun, nato nepotrjenega, nato spet potrjenega — prvi dobi PP1-B1-202700001, drugi 2027-1, tretji PP1-B1-202700002. Nobeno zaporedje nima vrzeli, ker se številke ne izmenjujejo.

Na obrazcu za nov račun je ob datumu izpisana predvidena številka. Ko preklopite stikalo »Davčno potrdi ta račun«, se izpis takoj spremeni — tako vidite, v katero zaporedje bo račun uvrščen, preden ga izdate.

Kdaj se to vklopi

Zaporedja se ne sme prekiniti sredi leta. Zato:

• Novi računi imajo ločeni zaporedji od prvega dne — še ni ničesar, kar bi bilo mogoče prekiniti.
• Obstoječim uporabnikom se sredi leta ne spremeni nič. Ločeni zaporedji se začneta 1. januarja, ko se vsa zaporedja tako ali tako začnejo znova. Takrat nobeno zaporedje ni prekinjeno, nobena že izdana številka se ne spremeni in nobene ni treba preštevilčiti.

V Nastavitve → Račun → Ločeni številski vrsti računov lahko izberete tudi sami: vse v enem zaporedju, ločeno od letos ali ločeno od 1. januarja prihodnje leto. Možnost »od letos« je na voljo, dokler letos še niste izdali nobenega dokumenta — potem vam aplikacija ponudi le še 1. januar, prav zato, da zaporedja ne prelomi. Velja tudi obratno: ko sta ločeni vrsti že v uporabi in v obeh so računi, ju ni več mogoče združiti nazaj, ker bi se številke podvojile.

Način plačila: na nepotrjenem računu samo TRR

Iz istega 2. člena ZDavPR sledi še ena stvar. Če je plačilo z gotovino ali kartico gotovinsko poslovanje in tak račun mora biti potrjen, potem je na računu, ki ga namenoma ne potrdite, edini način plačila, ki ga lahko pošteno navedete, nakazilo na TRR. Karkoli drugega bi opisovalo transakcijo, ki bi jo bilo treba potrditi.

Zato izbirnik načina plačila (Gotovina / Kreditna kartica / TRR / SEPA) velja za davčno potrjene račune, nepotrjeni pa imajo eno samo stikalo: ali naj se vrstica »Način plačila: TRR« izpiše ali ne. Nastavitev velja šele od leta, v katerem se vklopita ločeni vrsti — starih računov ne spremeni, tako da se ponatis vedno ujema z izvodom, ki ga stranka že ima.

In interni akt

Šesti odstavek 5. člena ZDavPR zahteva, da so pravila številčenja zapisana v internem aktu. Če vodite dve zaporedji, mora akt to povedati — sicer dve nepovezani zaporedji v istem letu inšpektorju berejo kot eno prekinjeno, torej natanko kot kršitev, ki se ji izogibate. Aplikacija akt sestavi sama, z opisom obeh zaporedij, obliko številk nepotrjene vrste in datumom, od katerega ločeno številčenje velja.

Mimogrede: letna ponastavitev številk ni obvezna. FURS je zapisal, da »resetiranje« številk računov ob začetku novega poslovnega leta ni niti obvezno niti prepovedano — odloči zavezanec sam in to zapiše v akt. Če v Moj Račun izberete obliko brez letnice, zaporedje teče naprej tudi čez novo leto, in akt to pove namesto obljube o ponastavitvi.

Pogosta vprašanja

Kaj pa računi, ki sem jih že izdal v enem zaporedju? +

Ostanejo, kot so. Že izdanih računov se ne preštevilčuje — številke so pri strankah, v vaših knjigah in pri FURS. Popravi se naprej: od dogovorjenega datuma tečeta dve zaporedji, kar interni akt tudi zapiše. Če vas skrbi za nazaj, se o tem posvetujte s svojim računovodjem.

Vse račune potrjujem. Me to zadeva? +

Ne. Če se potrjujejo vse vrste računov, je eno zaporedje povsem v skladu s pojasnilom št. 165 — pogoj je izpolnjen. Druga vrsta bi pri vas ostala prazna. Enako velja, če ne potrjujete nobenega računa: tudi takrat je zaporedje eno samo.

Kaj se zgodi z dobropisom (stornom) potrjenega računa? +

Dobropis davčno potrjenega računa je sam po sebi davčno potrjen dokument in gre zato v potrjeno zaporedje, skupaj z izvirnikom, na katerega se sklicuje. Aplikacija to izbere sama — dobropisu ni treba dodeljevati zaporedja ročno.

Ali imajo predračuni tudi dve zaporedji? +

Ne. Predračun ni račun in se nikoli davčno ne potrjuje, zato ima eno samo, povsem svoje zaporedje — ločeno tudi od obeh zaporedij računov.