Vloge in dovoljenja za zaposlene

Ko v podjetju ni več samo lastnik, se pojavi vprašanje, ki ga štiri splošne vloge ne rešijo dobro: blagajničarka naj zapre dan, ne pa vidi statistike prihodkov; skladiščnik naj pripravi odpremo, ne pa naroča dostavnih nalepk, ki stanejo denar; zaposleni naj vpiše svoje ure, ne pa gleda ur sodelavcev. Zdaj je vsako od tega mogoče nastaviti posebej.

Osem vlog kot izhodišče

• Skrbnik — vse razen nastavitev računa, nakupov in upravljanja dostopov.
• Izdajatelj računov — računi, predračuni, stranke in artikli; brez statistik, izvozov in stroškov.
• Računovodja — vpogled v vse ter statistika in izvozi, brez urejanja.
• Vpogled — samo branje dokumentov in šifrantov.
• Blagajničar — odpira in zapira dan, vodi blagajno, izdaja račune; brez statistik in plač.
• Zaposleni (samopostrežba) — vidi in ureja izključno svoje: evidenco ur, plačilno listo in potne naloge.
• Skladiščnik — zaloge ter priprava in odprema naročil; brez izdaje računov in brez naročanja nalepk.
• Kadrovnik — zaposleni, evidenca ur in vzdrževani člani za vse; brez prodaje in brez izvedbe obračuna.

Vloga je izhodišče, ne konec. Pri vsaki osebi lahko odprete drevo dovoljenj in posamezno pravico dodate ali odvzamete — enako, kot bi vlogo sešili po meri.

Dve oznaki, ki ju je vredno prebrati

Dovoljenja niso enako nedolžna, zato sta dve vrsti posebej označeni:

• Strošek — dejanje ustvari strošek na računu lastnika. Naročilo dostavne nalepke in AI branje dokumenta sta tipična primera.
• Nepovratno — dejanja ni mogoče razveljaviti.

Za lastnika je to razlika med »zaupam ji blagajno« in »zaupam ji tudi, da naroča pri kurirju«. Obe sta legitimni odločitvi; treba ju je le ločeno sprejeti.

»Samo svoje«

Nekatera dovoljenja lahko omejite na samo svoje zapise. Zaposleni takrat vidi in ureja izključno tisto, kar je vezano nanj — svojo evidenco ur, svojo plačilno listo, svoje potne naloge — ne pa zapisov sodelavcev. Da to deluje, mora biti dostop povezan z zaposlenim; povezavo nastavite na kartici zaposlenega.

Samopostrežni dostop je brezplačen

Praktično to pomeni, da lahko deset zaposlenih vodi svojo evidenco ur in prevzema svoje plačilne liste, ne da bi to karkoli stalo. Takoj ko dostopu dodate karkoli drugega — na primer izdajo računov ali vpogled v stranke — postane plačljiv, na kar vas aplikacija opozori že ob izbiri dovoljenja in ne šele na računu.

Vloge po meri in kdaj sprememba začne veljati

Če ima isto vlogo več ljudi — na primer tri blagajne — jo shranite kot vlogo po meri in jo dodelite vsem. Ko jo pozneje spremenite, sprememba takoj velja za vse, ki jo uporabljajo. Spremembe začnejo veljati ob naslednjem kliku te osebe; odjava in ponovna prijava nista potrebni.

Davčno potrjevanje ostane osebno

Ko račun izda član ekipe, se FURS-u poroča njegova osebna davčna številka. Zato pri osebah, ki izdajajo račune, izpolnite davčno številko — brez nje potrjevanje ne bo pravilno.