E-račun v Sloveniji: obveznosti in prednosti

Elektronski račun (e-račun) postaja vse bolj razširjena oblika poslovanja v Sloveniji in Evropski uniji. Gre za račun v strukturiranem elektronskem formatu, ki omogoča avtomatsko obdelavo brez ročnega vnosa podatkov.

Kaj je e-račun?

E-račun ni zgolj PDF račun, poslan po e-pošti. Gre za strukturiran dokument v standardiziranem formatu (npr. e-SLOG v Sloveniji), ki ga lahko informacijski sistemi samodejno preberejo in obdelajo.

V Sloveniji se uporablja standard e-SLOG (elektronski račun v slovenskem formatu), ki temelji na evropskem standardu EN 16931.

Kdaj je e-račun obvezen?

V Sloveniji je e-račun obvezen v naslednjih primerih:

• Poslovanje z javnim sektorjem — vsi dobavitelji morajo javnim naročnikom izdajati e-račune prek sistema UJP (Uprava za javna plačila).
• EU direktiva — Evropska direktiva 2014/55/EU zahteva sprejem e-računov s strani javnega sektorja v vseh državah članicah.

Za poslovanje med zasebnimi podjetji (B2B) e-račun trenutno ni obvezen, vendar ga vse več podjetij uvaja zaradi prednosti, ki jih prinaša.

Prednosti e-računa

• Hitrejše plačevanje — e-računi se hitreje obdelajo, kar pomeni hitrejša plačila.
• Manj napak — avtomatska obdelava odpravlja napake pri ročnem vnosu podatkov.
• Prihranek časa — ni potrebe po tiskanju, skeniranju in ročnem vnosu.
• Nižji stroški — odprava stroškov papirja, tiskanja in poštnih storitev.
• Boljši pregled — centraliziran pregled nad vsemi izdanimi in prejetimi računi.
• Ekološka odgovornost — manj porabe papirja in energije.

Kako začeti z e-računi?

Za začetek izdajanja e-računov potrebujete:

1. Programsko opremo, ki podpira format e-SLOG (npr. Moj račun — oglejte si dokumentacijo za račune).
2. Registracijo na portalu UJP, če poslujete z javnim sektorjem.
3. Nastavitev podatkov o podjetju in digitalnega potrdila.

PDF račun vs. e-račun

Pomembno je razumeti razliko: PDF račun, poslan po e-pošti, ni e-račun v pravem smislu. PDF je le slikovna predstavitev računa, medtem ko je e-račun strukturiran dokument, ki ga sistemi lahko strojno preberejo. Vendar pa za večino malih podjetnikov v B2B in B2C poslovanju PDF račun popolnoma zadostuje.