Potni stroški in kilometrina za s.p. 2026

Potni stroški so stroški poslovnih voženj z vozilom (obiski strank, sestanki, dogodki). Kot s.p. jih lahko obračunate na dva načina: kilometrina (pavšalno povračilo na prevoženi kilometer po veljavni uredbi) ali dejanski stroški (sorazmerni delež dejanskih stroškov vozila). V obeh primerih je ključna verodostojna evidenca poti, saj brez nje FURS potnih stroškov ne prizna.

Kilometrina ali dejanski stroški?

Večina samostojnih podjetnikov uporablja kilometrino, ker je administrativno najpreprostejša: dovolj je evidenca poti, znesek pa izračunate kot prevožene kilometre × stopnjo kilometrine. Stopnja je določena v uredbi o povračilu stroškov v zvezi z delom in se lahko letno spreminja, zato vedno preverite aktualno veljavno stopnjo pri uradnem viru — v tem članku zato namerno ne navajamo fiksnega zneska na kilometer.

Alternativa so dejanski stroški vozila (gorivo, vzdrževanje, zavarovanje, amortizacija), ki jih uveljavljate sorazmerno z deležem poslovne uporabe. Ta pristop lahko prinese višje priznane odhodke, a zahteva več dokumentacije, vključitev vozila med osnovna sredstva in dosledno ločevanje zasebnih ter poslovnih voženj.

Načina med letom praviloma ne mešate za isto vozilo — izberete enega in ga dosledno uporabljate. Pri večjih dilemah se posvetujte z računovodjo.

Kako poteka izračun kilometrine (po korakih)

Kilometrina je matematično preprosta, a v praksi se napake skrivajo prav v evidentiranju. Postopek je vedno enak:

• 1. Zabeležite pot — ob vsaki poslovni vožnji vpišite datum, relacijo (vključno z vmesnimi postanki) in namen.
• 2. Določite kilometre — odčitajte prevožene kilometre za celotno pot, vključno z morebitno vrnitvijo.
• 3. Pomnožite s stopnjo — prevožene kilometre pomnožite z veljavno stopnjo kilometrine po uredbi.
• 4. Seštejte za obdobje — posamezne poti seštejte v mesečni oziroma letni obračun.
• 5. Shranite dokazila — evidenco poti in priloge arhivirajte za 10 let.

Primer (brez konkretnih zneskov): če v mesecu opravite tri službene poti in na vsaki obiščete po dve stranki, v evidenco vnesete tri ločene poti, vsako z vmesnimi postanki in skupno razdaljo. Mesečni znesek kilometrine je seštevek (kilometri posamezne poti × veljavna stopnja). Ker se stopnja lahko letno spreminja, za vsako leto uporabite stopnjo, ki je veljala v času, ko je bila pot opravljena.

Evidenca poti: kaj zahteva FURS

Ne glede na izbrani način je evidenca poti (potni nalog oziroma dnevnik voženj) temelj vsakega obračuna potnih stroškov. FURS zahteva, da je evidenca verodostojna in da iz nje jasno izhaja poslovni namen poti. Brez nje obračunani potni stroški niso priznan odhodek.

Posebnost: normiran s.p. in potni stroški

Pri normiranem s.p. velja pomembna razlika. Pri normirani obdavčitvi FURS prizna 80 % normiranih odhodkov ne glede na dejanske stroške — torej so v teh 80 % že zajeti tudi potni stroški. To pomeni, da ločen obračun kilometrine ali dejanskih potnih stroškov davčne osnove ne zniža dodatno.

Ločeno uveljavljanje potnih stroškov ima smisel predvsem pri polnem (dejanskem) s.p., ki davčno osnovo ugotavlja na podlagi dejanskih prihodkov in odhodkov. Pri njem vsak pravilno evidentiran potni strošek dejansko zmanjša davčno osnovo. Kljub temu je vodenje evidence poti koristno tudi za normiranca — za pregled nad poslovanjem in kadar potne stroške povrnete morebitnim zaposlenim ali sodelavcem.

Službena pot ali prevoz na delo?

Pri potnih stroških ločimo dve vrsti voženj, ki se obravnavata različno:

• Službena pot — vožnja zaradi opravljanja dejavnosti (obisk stranke, sestanek, dogodek, dobava).
• Prevoz na delo in z dela — dnevna vožnja med domom in stalnim delovnim mestom.

Vrsti se lahko obračunavata po različnih pravilih, zato ju v evidenci jasno ločite. To je posebej pomembno, če potne stroške povrnete zaposlenim.

Kaj pa dnevnice?

Poleg kilometrine pri daljših poslovnih poteh nastopajo tudi dnevnice (povračilo stroškov prehrane na poti). Tudi te so določene z veljavno uredbo o povračilu stroškov v zvezi z delom in se razlikujejo glede na trajanje poti ter državo. Ker se zneski spreminjajo, jih v tem članku ne navajamo — pred obračunom preverite aktualno veljavno višino dnevnice za posamezno destinacijo. Tako kot pri kilometrini velja: ločen obračun dnevnic davčno učinkuje pri polnem s.p., pri normirancu pa je že zajet v 80 % normiranih odhodkih.

Najpogostejše napake pri obračunu potnih stroškov

Pri inšpekcijskem nadzoru se največ težav pojavi zaradi pomanjkljive evidence. Izogibajte se naslednjim napakam:

• Manjkajoč namen poti — brez jasnega poslovnega namena pot ni priznana.
• Mešanje zasebnih in poslovnih voženj — zasebne kilometre obračunate kot poslovne.
• Uporaba zastarele stopnje — kilometrino obračunate po lanski stopnji namesto po veljavni.
• Hkratno uveljavljanje kilometrine in dejanskih stroškov za isto vozilo — izberete en način in ga dosledno uporabljate.
• Ločeno uveljavljanje pri normirancu — potne stroške obračunate kot dodaten odhodek, čeprav so že zajeti v 80 % normiranih odhodkih.
• Izgubljena dokazila — računov in evidence ne hranite predpisanih 10 let.

Kako potne stroške vodite v aplikaciji Moj račun

Namesto razpršenih Excelovih tabel in listkov lahko potne stroške vodite na enem mestu z modulom Potni stroški v aplikaciji Moj račun:

• Evidenca poslovnih poti in voženj na delo — z datumom, relacijo, namenom in kilometri na enem mestu.
• Več postankov na eni poti — če na poti obiščete več strank, dodate več postankov; ob izbiri stranke se naslov izpolni samodejno.
• Samodejni izračun razdalj — razdaljo med postanki izračunate z enim klikom, brez ročnega ugibanja kilometrov.
• Priloge — vsaki poti priložite dokazila (npr. račune za gorivo ali parkirnino).
• Izvoz v Excel — vse potne stroške za izbrano leto izvozite z enim klikom in jih predate računovodji.

Tako imate evidenco poti vedno urejeno in pripravljeno na davčni obračun ali morebiten nadzor. Podrobnosti najdete v dokumentaciji modula Potni stroški.

Opomba: Članek je informativne narave in ne nadomešča davčnega svetovanja. Veljavne stopnje kilometrine in dnevnic preverite v aktualni uredbi oziroma pri računovodji.