Uvoz in izvoz strank

Stranke lahko v aplikacijo množično uvozite iz Excel (XLSX) ali CSV datoteke in jih po želji izvozite za varnostno kopijo ali prenos v drugo orodje. Funkcija je brezplačna za vse uporabnike in jo najdete na strani Stranke.

Tabelarni pogled in izbiranje

Stran Stranke je privzeto prikazana v tabelarnem pogledu (kadar koli lahko preklopite nazaj na pogled s karticami). V tabeli ima prvi stolpec potrditvena polja:

• •Označite posamezne vrstice, ki jih želite izvoziti.
• •Potrditveno polje v glavi tabele označi vse stranke na trenutni strani.
• •Ko je označena cela stran, vam pasica ponudi možnost »izberi vse stranke« – torej čez vse strani, ne le trenutno.

Izvoz strank (CSV / XLSX)

Ko je izbrana vsaj ena stranka, se prikaže gumb Izvozi. Izberete lahko obliko zapisa:

• •CSV – preprosta besedilna datoteka, primerna za uvoz v druga orodja.
• •XLSX – Excelova datoteka.

Izvozi se točno tisto, kar ste izbrali. Datoteka vsebuje stolpec _id (interni identifikator stranke) – če izvoženo datoteko kasneje znova uvozite, bodo te stranke posodobljene namesto ustvarjene na novo.

Uvoz strank (čarovnik v 3 korakih)

Gumb Uvozi je vedno na voljo in odpre čarovnika v treh korakih: datoteka, povezovanje stolpcev in rezultati.

1. korak – Datoteka

• •Naložite CSV ali XLSX datoteko s strankami.
• •Po želji prenesite vzorčno datoteko (CSV ali XLSX), da vidite pričakovano obliko in poimenovanje stolpcev.

2. korak – Povezovanje stolpcev in predogled

• •Stolpci iz datoteke se samodejno povežejo s polji stranke glede na ime glave. Povezave lahko ročno popravite prek spustnih seznamov.
• •Preimenovana ali manjkajoča glava je posebej označena, da jo lahko popravite.
• •Predogled prvih vrstic potrdi, da so podatki pravilno razporejeni.

Pred uvozom izberete še dve možnosti:

• •Obravnava dvojnikov: Posodobi obstoječe (posodobi stranko, kadar se ujema e-pošta ali davčna številka), Preskoči obstoječe ali Vedno ustvari novo.
• •Obravnava neveljavnih vrstic: preskoči neveljavne in uvozi ostale ali prekini ob prvi napaki.

3. korak – Rezultati

Po uvozu v istem oknu prejmete povzetek: koliko strank je bilo ustvarjenih, posodobljenih, preskočenih in koliko je bilo napak. Pri napakah dobite tudi seznam po vrsticah in možnost prenosa vrstic z napakami, da jih popravite in znova uvozite.

Podprti stolpci

Uvozite lahko naslednje podatke o stranki:

• •Podjetje, ime in priimek.
• •Naslov: ulica, hišna številka, poštna številka, mesto, pokrajina/zvezna država in država.
• •Država – kot ISO koda (npr. SI) ali ime države.
• •E-pošta in telefon.
• •Davčna številka (ID za DDV); matične številke uvoz ne podpira.
• •Interna šifra in datum rojstva.

Vsaka vrstica mora imeti vsaj en identifikator – podjetje, ime, priimek, e-pošto, telefon, davčno številko ali interno šifro. Naslov je »vse ali nič«: če vnesete del naslova, morajo biti izpolnjena vsa obvezna polja naslova. Neobvezni stolpec _id posodobi obstoječo stranko.

Telefonske številke in klicna koda

Telefonske številke se uvozijo s klicno kodo države. Če številka že vsebuje predpono (npr. +386 ali 0038…), se ohrani; sicer se doda klicna koda glede na državo iz iste vrstice. Številka se shrani v mednarodni obliki.

Obravnava dvojnikov

Pri možnosti Posodobi obstoječe sistem prepozna obstoječo stranko, kadar se ujema e-pošta (ne glede na velike/male črke) ali davčna številka, in tako stranko posodobi namesto podvoji. Z možnostjo Vedno ustvari novo se vsaka vrstica ustvari kot nova stranka.

Napake in opozorila

Oblike davčnih in poštnih številk se preverjajo mehko – sumljiv zapis sproži opozorilo, vendar uvoza nikoli ne prepreči. Vrstica brez identifikatorja, z nepopolnim naslovom ali z neznano državo se obravnava kot napaka. Če izberete preskoči neveljavne, se uvozijo vse veljavne vrstice, neveljavne pa prejmete na seznamu za popravek in ponovni uvoz.

Omejitve

• •Na en uvoz je mogoče naložiti največ 5.000 vrstic.
• •Stara oblika Excela .xls ni podprta – uporabite .xlsx ali .csv.